Ki válassza ki a nyomtatót a cégednél?

Miről szól ez a cikk?

• Ki válassza ki a nyomtatót vagy nyomtatóparkot a cégedben?
• Fordítsuk meg egy kicsit a kérdést: kire NE bízd az üzleti nyomtató kiválasztását a cégedben?
• Mit ne csinálj, amikor cégeket versenyeztetsz a nyomtatópark cseréje miatt?

🕒 Becsült olvasási idő: 12 perc

Volt idő, amikor a nyomtató -főleg, ha szkennelni és fénymásolni is tudott- még igazi kuriózumnak számított a cégek életében. Ma viszont már olyan alapfelszerelés, aminek a hiányát egészen addig meg sem érezzük, amíg el nem romlik / állítódik rajta valami. Mert akkor kb. leáll az iroda, megáll az élet és még a falevelek hullása is abbamarad.

Na jó, talán nem ennyire sokkoló a helyzet, ha meghibásodik a nyomtató vagy kapacitásban már nem tudja kiszolgálni a megnövekedett igényeket és egymásra várás van. De, ha nem tudod kinyomtatni a számlákat, késlekedsz a szerződésekkel és a színes-szagos marketing anyagokat vagy építési terveket sem tudod időben prezentálni, az azért elég kellemetlen. Legalábbis céges szinten, nem túl profi mutatvány. Úgyhogy talán eljött az ideje annak, hogy beszerezzétek az új üzleti nyomtatót vagy nyomtatóparkot. A nagy kérdés már csak az, hogy, ki válassza ki a nyomtatót vagy nyomtatóparkot a cégedben?

Jó pár éve az irodai nyomtatók piacán működünk / szolgáltatunk és tudod mit tapasztaltunk? A legtöbb cégnél nem szívesen vállalják fel a döntést és a felelősséget. Mármint azt, hogy ki mondja ki a végső szót azt illetően, hogy melyik nyomtatót vagy nyomtatókat vegyék meg.

Egy rosszul – értsd: nem az igényeknek megfelelően – kiválasztott nyomtató ugyanis komoly vita- és konfliktusforrás lehet a vállalkozás életében. Ezt nem a hasunkra csapva mondjuk, hanem arra a folyamatra hagyatkozunk, amit már több mint 3 000 ügyféllel csináltunk végig. Tapasztalataink alapján azt kell mondjuk, hogy a kérdésre döntő többségében a cégméret adja meg a választ.

Lássuk a medvét, azaz azt, hogy mit tapasztaltunk és mit tanácsolunk:

1. Kisebb, azaz 1-2, max. 10 fős vállalkozások esetén

Ebben az esetben érthető módon inkább a tulajdonos vagy a megbízott cégvezető jár utána annak, hogy milyen nyomtatót szerezzenek be. Ennek megvan a maga előnye és hátránya is. Az mindenképpen jó pont, hogy a döntéshozatal ezzel jelentősen leegyszerűsödik és lerövidül, hiszen nem kell hosszas engedélyeztetési folyamatra várni a beszerzéssel kapcsolatban.

Ilyenkor az a jellemző, hogy akár már 2-3 nap alatt le tudjuk zongorázni az igényfelmérés, kiválasztás, beüzemelés szentháromságát, plusz természetesen a kiválasztott nyomtató használatát is leoktatjuk.

Ami kisebb hátrány lehet, ha főnökként nem vagy tisztában azzal, hogy mire is lenne szüksége a kollégáknak a kapacitást, a funkciókat és egyéb fontos szempontokat illetően. Ezért, ha hasonló szituációba keveredsz és te, vagy az asszisztensed gyűjti be az ajánlatokat, akkor fontos, hogy ne csak a beszerzési árat mérlegeld, hanem a többi fontos szempontot is.

2. 10+ fős vállalkozások esetében

Mindent egybevetve 10 fő feletti vállalkozások esetében már az a jellemző, hogy vagy saját informatikussal dolgozik a cég vagy kiszervezik ezt a feladatot külsős partnernek. Abban az esetben, ha saját IT-s kollégával rendelkezik a cég, általában ő nyeri meg magának a nyomtató kiválasztás fontos feladatát. Bár a pozíciójából adódóan nem tartozik a feladatai közé, hogy töviről-hegyire ismerje, milyen nyomtatási igényei vannak azoknak a kollégáknak, akik napi szinten használnák az eszközt.

Az elvárás ilyenkor nagyon magas, hiszen az IT-s feladata, hogy a legjobb tudása szerint hajtsa fel a piacon az ideális megoldást. Nem túlzás azt állítanunk, hogy ebben a szituációban az informatikus tapasztalatain és szaktudásán múlik, hogy mindenkinek megfelelő döntést tud-e hozni vagy valahol porszem kerül esetleg a gépezetbe.

Egyébként, még ha az utóbbi helyzet is áll fenn, gyakran a túlzó tévhitek, korábbi, több évvel ezelőtti tapasztalatok és csalódások vezetnek a rossz döntéshez. Vagy az, ha az IT-s nem méri fel részletesen vagy egyénileg a céges és munkavállalói nyomtatói igényeket.

Éppen ezért azt javasoljuk, hogy mindenképpen forduljon az informatikus a teljeskörűen üzemeltető céghez, tegye fel a kérdéseket, informálódjon. Fontos kérdés az is, hogy meddig terjed a céges nyomtató vásárlása esetén az IT-s kolléga feladat- és felelősségi köre? Nos, ebben az esetben elsősorban a kiválasztás a feladata, de a nyomtató beüzemelése, beállítása, karbantartása azé a cégé, amelyik az eszközt szállítja. Az informatikusnak egyszerűen nem az üzleti nyomtató és annak fenntartása a szakterülete, ő másban jó, számára ez csak egy plusz macera.

3. 30–300 fős cégek

A nagyobb létszámmal dolgozó cégeknél azt tapasztaltuk, hogy sokkal komplexebb a kiválasztási és döntéshozatali folyamat. Az esetek többségében az IT-osztály vezetője és a beszerzési osztály közösen próbálja megtalálni az ideális megoldást a nyomtató eszközparkot illetően.

Ilyenkor általában azzal kezdődik a menet, hogy az IT-vezető bekér egy rakás ajánlatot ajánlások által, illetve azoktól a cégektől, akiknek a termékeivel kapcsolatban már van tapasztalatuk. De akár teljesen ismeretlen, egy internetes keresés során talált szolgáltatóktól is, akikkel kapcsolatban semmilyen előzetes véleményre vagy tapasztalatra nem számíthatnak. A döntési felelősség ez esetben kettős. Az IT-vezető például azt validálja, hogy a versenyben résztvevő cégek közül melyiknek a termékei felelnek meg a nyomtatókkal szemben támasztott műszaki paramétereknek, illetve melyik cég biztosítja azt a fajta háttértámogatást és supportot, ami zökkenőmentessé teszi a folyamatokat.

Ebben a körben több cég és nyomtató típus is kiválasztásra kerülhet, majd ezután az ügy átkerül a beszerzési osztályhoz. Fontos, hogy már az IT-s folyamatban is szerepe volt a költséghatékony nyomtatásnak, azonban a beszerzési osztálynál már ez is megkerülhetetlen kérdés lesz. Erre egyébként általában tendert írnak ki és versenyeztetik a versenyben maradt cégeket, konstrukciókat. Szerencsére – vagy csak jók a tapasztalataink – ekkor sem feltétlenül a legolcsóbb ajánlatot keresik, a jó ár nem mehet a minőség és hatékonyság rovására.

Amennyiben nagyobb beruházásra kerül sor vagy nagyon eltérőek az ajánlatok – az ár mellett, a technikai részleteket illetően is –, azt javasoljuk, hogy kérj személyes bemutatót vagy próbáld ki a helyszínen az eszközöket néhány kollégáddal együtt. Érdemes utána járni a nyomtatót forgalmazó cég ügyfélportfóliójának, a megadott referenciák közül 1-2-vel felvenni a kapcsolatot. Mindenekelőtt pedig összegezni azokat a műszaki kérdéseket, amelyekre mindenképpen választ kell találni, még a vásárlás előtt.

A döntésnél pedig azt is ajánlott figyelembe venni, hogy az üzleti nyomtatót biztosító céggel nem egyszer fogsz találkozni, velük hosszú távra tervezel a karbantartást, javítást, kellékbeszerzéseket illetően. Ezen felül a cég által nyújtott háttértámogatásról is érdemes tájékozódni. Például arról, hogy milyen gyorsan reagálnak egy-egy megkeresésre, meghibásodás esetén biztosítanak-e a javítás idejére cserekészüléket, illetve műszakilag mennyire karbantartásmentesek a tenderre nevezett nyomtatóik.

Azzal végeredményben mindenki jobban jár, ha minél kevesebb a probléma az eszközzel. Vagyis nem kell sokszor a szerelő számát tárcsázni, nem kell folyamatosan valamilyen alkatrészt kicserélni vagy felújítani az adott nyomtatót.

+1 Vegyes és szokatlan megoldások időről időre felbukkannak

Mivel ügyfeleink cégméretet és igényeket illetően elég széles palettán mozognak, előfordult már az is, hogy egy 150 fős cég esetében például az SAP-fejlesztő választotta ki a nyomtatókat. Máskor pedig a HR-vezető nyerte meg magának a feladatot.

Emellett vannak olyan cégek is, amelyek az irodavezetőt bízzák meg az ajánlatok begyűjtésével, nem egy esetben pedig a nyomtatók beszerzésével is. Előfordult az is, hogy a sales vezető döntött, mert az adott cégen belül nem volt gazdája a nyomtató keresés és kiválasztás folyamatának.

Persze ezek mindig a ritkább, egyedi esetek közé tartoznak. Akkor azonban, ha te is ebben a cipőben jársz, a legéletképesebb tanácsunk az, hogy olyan eszközöket és céget válassz, ami a lehető legjobban leveszi a terhet a válladról. Vagyis a nyomtatókat illetően a lehető legkevesebb dolgod-gondod legyen velük, a szolgálatásokat illetően pedig ügyfélközpontúan menedzselik a folyamataikat. Vagyis úgy hozd meg a döntést, hogy bátran tudd tartani érte a hátadat!

Ehhez fontos, hogy költséghatékony, karbantartásmentes vagy kevés karbantartást igénylő és egyszerűen – akár online is – leinformálható legyen a cég, korrekt és profi hozzáállással. Amennyiben ezen feltételek alapján választasz, nem igazán tudsz mellé lőni.

Mit ne csinálj, amikor cégeket versenyeztetsz a nyomtatópark cseréje miatt?

A cikk végére érve egy nagyon fontos dologról kell még értekeznünk. Arról, amiről már eddig is esett pár szó, de mindenképpen szeretnénk hangsúlyosabbá tenni a kérdést. Soha, de soha ne a legolcsóbb eszközöket és szolgáltatáscsomagot válasszátok, legalábbis egy komolyabb átvilágítás nélkül.

Elképzelhető, hogy papíron jól fog mutatni és talán a tulajtól vagy a főnöktől is begyűjtesz néhány dicsérő szót. De a kollégáktól, akik napi szinten fogják használni a nyomtatókat, már korántsem ez lesz a helyzet.

És ebbe a kórusba a főnök is beszállhat, mert az a pénz, amit az elején megspóroltál, azt ugyanúgy ki fogjátok fizetni alkatrészcserére, kiszállási díjra, szervizre. Vagy a kellékekre, mert a nyomtató csak úgy zabálja a patront vagy a tonert.

Ha nem a legolcsóbb mellett döntesz, hosszú távon jobban megéri. Nagy csodák nincsenek, hiszen ahogy a ti cégetek is, a nyomtatós cégek is profitot szeretnének, ezért a valóságban körültekintőnek kell lenni, nem azonnal bedőlni a legolcsóbb megoldásnak.

Persze, ha a költséghatékonyság is fontos szempont az irodai nyomtató kiválasztásánál, abban is tudunk segíteni.

Szeretnéd tudni, hogy a te céged nyomtathatna-e hatékonyabban és fenntarthatóbban?

Töltsd ki a lenti űrlapot és mi ingyen kiértékeljük a céged és megmutatjuk az opciókat.