Céges nyomtató beszerzése: venni vagy bérelni?
Egy irodai igényeket abszolút kiszolgáló professzionális nyomtató – hát még több – beszerzése valóban nem olcsó mulatság. Éppen ezért érdemes kicsit jobban körbejárni a kérdést, hogy melyiket éri meg jobban: venni vagy bérelni? Magyarországon is egyre keresettebb szolgálatás a céges nyomtató bérlése, hiszen hasznos szolgálatot tehet a cégeknek. Mutatjuk, hogy céged milyen formában szerezheti be az áhított nyomtatót és egy kicsit a több mint 30-40 éves múltra visszatekintő nyomtatóbérlést is részletesen körbejárjuk. Tarts velünk egy izgalmas cikk erejéig, hogy könnyebben dönthesd el venni vagy bérelni éri meg a cégednek.
Venni vagy bérelni jobb az irodai nyomtatót?
Miről szól ez a cikk?
- Amit a nyomtató bérlése kapcsán tudnod érdemes
- Milyen szempontokat vegyél figyelembe a céges nyomtató kiválasztásánál?
- Térjünk a lényegre: venni, bérelni vagy 2in1?
- Well, well, well: mikor melyiket válaszd?
🕒 Becsült olvasási idő: 17 perc
Azt a kérdést már a legutóbbi cikkünkben is körbejártuk, hogy ki válassza ki a nyomtatót? Most már csak azt kell eldönteni, hogy venni, bérelni szeretnétek vagy inkább a kettő kombinációjára szavaztok?
Szerencsére ma már számtalan lehetőség áll a cégek előtt, hogy megtalálják az arany középutat a nyomtatási szolgáltatás minősége, a teljesítmény és a költségek terén. Az üzleti nyomtató vásárlása mellett ugyanis ott a lehetőség a nyomtató bérlésérére is például, amivel nagyon nagy biztonságban, mindent egy kézből megkapva és biztosítva tudsz nyomtatni. Ráadásul a kezdő költség sem magas, hiszen nem kell megvenned az eszközt. Arról pedig még nem is beszéltünk, hogy amikor a nyomtatóvásárlást üzemeltetéssel együtt ejted meg.
Amit a nyomtató bérlése kapcsán tudnod érdemes
Az irodai nyomtató bérlése a leállásmentes iroda egyik alappillére. Végeredményben egy olyan szolgáltatásról van szó, melynek keretében egy meghatározott havidíjért cserébe teljeskörű nyomtatási szolgáltatást vehetsz igénybe, beleértve magát a nyomtatót is, mint eszközt.
Igaz, ez cégtől is függ, de általában ezeket foglalja magában a nyomtatóbérlés:
- irodai nyomtató vagy nyomtatók bérlése,
- a nyomtató beüzemelése és oktatás a használatukról,
- teljes körű technikai support,
- gyors és zökkenőmentes hibaelhárítás,
- a működés távoli monitorozása, vagyis kalkulálhatsz a rövid (pl. 4 vagy 8 órás) SLA-val, azaz rendelkezésre állási idővel.
Utóbbi többek között azt jelenti – legalábbis nálunk, a TechOffice esetében –, hogy időben figyelmeztetünk a kellékfogyásra, például a tonerére. Így még azelőtt meg tudod rendelni a következő adagot, hogy azt vennéd észre, nem nyomtat a nyomtatód. Ha ennél is kényelmesebb megoldásra vágysz, akár automatikus küldéssel is megérkezhet hozzád a kellék. Csak kérned kell.
Ami a technikai háttértámogatást illeti, az ügyfélszolgálat telefonon és e-mailben is elérhető, amennyiben pedig valamilyen váratlan gond akadna az egyébként karbantartásmentes nyomtatókkal, a hibaelhárítást mi például 4 órán belül megkezdjük, ha szükség van rá, szerelőt is küldünk. Hibától függően akár el is hárítjuk 4 órán belül, de ha mégsem sikerül helyben orvosolni a problémát a cseregép biztosítása is a csomag részét képezi.
Miért előnyös a nyomtató bérlése?
Mert gyakorlatilag minden bosszantó nyomtatási probléma megelőzhető vagy könnyedén orvosolható a segítségével. Ebben az esetben nem neked kell szerelőért kajtatni, ha esetleg úgy elakadt a papír, hogy meg sem moccan, vagy csíkosan és maszatosan nyomtat a nyomtató.
Arra sem lesz többé gondod, hogy kifogyjon a toner, ráadásul abban is segítünk, ha esetleg kifolyna vagy nyomtatás során hiányozna a szöveg egy része. Ami pedig a legköltségesebb lenne a cégednek: a nyomtató alkatrészcseréje. Vagy az, hogy a meghibásodás esetére teljesen magadra, azaz nyomtató nélkül maradsz.
Plusz azt is érdemes figyelembe venned, hogy te választhatod ki a céged igényeinek leginkább megfelelő konstrukciót. Természetesen több opció közül választhatsz: A4-es és A3-as nyomtatásra is alkalmas gépek, színes vagy fekete-fehér nyomtatás, duplex nyomtatási lehetőség és viszonylag magas kezdőkészletek.
Illetve a vállalkozásod fejlődése miatt érdemes az alábbiakat is figyelembe venni.
Hogyan működik a nyomtató bérlése?
Ahány szolgáltató, annyi folyamat és ügykezelés van érvényben, így mi a saját példánkon keresztül mutatjuk be a szolgáltatást. Első körben mindig a bérlőn, azaz rajtad múlik, hogy a céged számára releváns szempontok alapján összegezd az igényeket. (Igaz ehhez mi is hozzájárulunk az igényfelmérő kérdések és szaktanácsadás segítségével, amennyiben szükséges.)
Ezután és a szolgáltatást illető teljeskörű tájékoztatást követően tudod a megadott csomagokból kiválasztani azt vagy azokat a nyomtatókat, amelyekre a cégednek szüksége van. A kiválasztott nyomtatót a szerződéskötést követően juttatjuk el hozzád, de itt még nem áll meg a dolog.
A beüzemelés és üzembe helyezés is a mi feladatunk, ezt követően pedig megtanítunk a nyomtató használatára, amire a nyomtató hatékony használata során szükséged van. Ezen felül pedig távolról figyeljük és monitorozzuk a nyomtató működését, mindezt nagyon rövid határidőt vállalva. Emellett figyelemmel követjük, hogy minden rendben van-e vele és nem fog-e kifogyni a toner belőle.
Milyen szempontokat vegyél figyelembe a céges nyomtató kiválasztásánál?
Mivel ügyfeleink elégedettsége azon is múlik, hogy az igényeiknek valóban megfelelő nyomtatóparkot választanak, érdemes szót ejtenünk arról is, hogy milyen szempontok alapján érdemes kiválasztani a nyomtatót?
Kissé sokkoló lehet azzal szembesülni a nyomtatópiacon, hogy több ezer irodai nyomtató áll rendelkezésre, amiből ijesztő feladat lehet kiválasztani a cégednek kellőt. Éppen ezért itt van 8 fontos szempont, amit mindenképp mérlegelj, mielőtt kiválasztod az irodai nyomtatóparkot.
1. Lézer vagy tintasugaras?
Az irodai nyomtató választás során az egyik legmegosztóbb kérdés, hogy lézer- vagy tintasugaras nyomtató kerüljön be az irodába? Ha egészen őszinték akarunk lenni, mindkét technológiának megvan a maga előnye, bár felhasználás és az igénybevétel szempontjából a kis teljesítményű tintasugaras nyomtatókat inkább otthoni felhasználásra javasolnánk.
A lézeres nyomtatók kiváló minőségű nyomatok elkészítését teszik lehetővé és mondhatjuk, hogy az üzemeltetési költségeik is kedvezőbbek. Főleg akkor, ha nagyobb tételben nyomtatunk, mármint nem csak személyes felhasználásra.
Persze mint szinte mindig, létezik egy arany középút, ami mindkét technológia legjobb tulajdonságait ötvözi. Az esetek többségében a jó tapasztalatoknak és visszajelzéseknek köszönhetően sokszor ezt szoktuk ajánlani.
Kíváncsi vagy rá? Akkor kattints és nézd meg mit ajánlunk!
2. Színes vagy monokróm
Ez egy viszonylag egyszerű választás, ami a nyomtatási igényeken alapul. Ha csak fekete-fehér nyomtatásra van szükséged, mert például csak a fontosabb szerződéseket akarod kinyomtatni és marketinganyagokat nem, akkor a monokróm modelleknek érdemes bizalmat szavaznod.
Azonban érdemes átgondolni a hosszú távú célokat is, hiszen bármikor adódhat olyan helyzet, hogy egy megrendelés és vagy ügyféligény kapcsán, esetleg egy tárgyaláshoz szükség lehet a színes illusztrációra. Emiatt talán számotokra is jobb választás lehet a színes nyomtató.
3. Maximális kapacitás
Az, hogy egy hónapban mekkora kapacitásra képes a nyomtató, szintén sarkalatos kérdés. A havi maximális kapacitás döntő tényező lehet: ahogy az autók esetében is vannak különböző teljesítményre képes kategóriák, ugyanúgy a nyomtatóknál sem minden, hogy havonta 100 oldal nyomtatására képesek vagy 20 000-re. Abban az esetben, ha nagy tételben nyomtattok, létfontosságú, hogy olyan gépet válassz, amelyik bírja a kiképzést.
Egyébként a havi maximális kapacitás azt mutatja meg, hogy mekkora teljesítményre képes a gép havonta, amennyiben tökéletes körülmények között dolgozik és rendeltetésszerűen használjátok.
4. Nyomtatási sebesség
Minden nyomtató termékleírásában megtalálod a nyomtatási sebességét (néha eltérő sebességet fekete-fehér vagy színes nyomatoknál), ami tükrözi a percenként elkészíthető oldalak számát. A nagyobb nyomtatási kapacitású irodák számára érthető módon sokkal hatékonyabb egy nagyobb nyomtatási sebességű nyomtatót választani, mint a költséghatékonyság miatt egy lassabbra szavazni.
5. Többfunkciós követelmények
Lehet, hogy a cég indulásakor nem volt szükség szkennelési vagy fénymásolási lehetőségre, azonban a fejlődés már magával vonzhatja ezeket az igényeket. Amennyiben olyan nyomtatóba fektetsz be, amely az alap nyomtatáson felül másolási, szkennelési funkciókkal is büszkélkedhet, pénzt és helyet is megtakaríthat az irodában.
Fontos szem előtt tartani azt is, hogy ezek a multifunkciós nyomtatók általában kevesebbe kerülnek, mintha külön vennél nyomtatót és hozzá a szkennert. Vásárlóink 99%-a például több funkciós nyomtatót keres és vesz, mert ez az az alap referencia eszköz, ami teljesítményben és költségekben is hatékony. Ezért szoktuk többek között azt mondani, hogy közép- és hosszú távon mégis komoly pénzeket takaríthatsz meg a többfunkciós nyomtató segítségével.
6. Környezetbarát tanúsítványok
Amennyiben a céged számára fontos a gyakorlatban is alkalmazni a zöld iroda fogalmát, érdemes a környezetbarát tulajdonságokra és tanúsítványokra is odafigyelni. Akár környezetbarát irodai környezetet szeretnél létrehozni, akár csak kontroll alatt akarod tartani a nyomtatás rezsiköltségeit, a környezetbarát tulajdonságok óriási segítséget jelentenek.
Az energiatakarékos működéstől az automatikus alvó üzemmódokig; sok modern nyomtató csak úgy hemzseg a környezetbarát funkcióktól. Ráadásul, ha valamilyen nyomtatás menedzsment szoftvert is használsz, akkor korlátozni és monitorozni is tudod, hogy ki, mennyi és milyen (fekete-fehér, színes) oldalt nyomtat.
7. Fizikai igények
Egy-egy irodai nyomtató akár „ipari” méretekkel is büszkélkedhet, ami miatt nem fér be egy eldugott sarokba. Éppen ezért, mielőtt kiválasztod a megfelelő darabot, mindig ellenőrizd a nyomtató méreteit és győződj meg arról, hogy a gép paraméterei kompatibilisek az irodával és nem igényel több asztali/padlóterületet, mint amennyi rendelkezésre áll. Mindazonáltal kizárólag a mérete miatt nem szabad egy sokkal drágábban üzemeltethető nyomtatót választani egy valóban az irodai igényekre szabott nyomtatónál.
8. Kezdeti, alkalmi és állandó fenntartási költségek
A nyomtató vételi ára nem az egyetlen költség, amelyet figyelembe kell venni a nyomtató kiválasztásakor. A rentábilis vásárlás jellemzője az is, hogy megkíséreljük előre jelezni a nyomtatónál felmerülő állandó és alkalmi költségeket.
A leggyakoribb folyamatos költséget a toner- vagy festékkazetták cseréje jelenti. Vedd figyelembe a gépedhez illő patronok költségét és mérd össze a kapacitással (a várható nyomtatási mennyiséggel). Alkalmi költségként egy-egy alkatrész cseréjét, illetve a szerelő munkadíját értjük. Végeredményben nem mindegy, hogy mennyi a nyomtató TCO-ja, vagyis teljes birtoklási költsége, ami a vásárlástól kezdve a működtetés időtartama alatt felmerülő összes nyomtatóval kapcsolatos költséget takarja. Nemcsak az alkatrész- vagy toner cserét, de például a nyomtató áramfogyasztását is stb.
9. További extrák
Van néhány extra, ami még hatékonyabbá teheti a vállalkozások működését. A leggyakoribbak közül néhány:
- Nyomtatás WiFi-kapcsolaton keresztül
- Duplex funkció: automatikus nyomtatás a lap mindkét oldalára
- AirPrint és Google Could Print: a dokumentumok felhőből történő, távoli nyomtatásának képessége.
Milyen szempontokat vegyél figyelembe a céges nyomtató kiválasztásánál?
Mivel ügyfeleink elégedettsége azon is múlik, hogy az igényeiknek valóban megfelelő nyomtatóparkot választanak, érdemes szót ejtenünk arról is, hogy milyen szempontok alapján érdemes kiválasztani a nyomtatót?
Kissé sokkoló lehet azzal szembesülni a nyomtatópiacon, hogy több ezer irodai nyomtató áll rendelkezésre, amiből ijesztő feladat lehet kiválasztani a cégednek kellőt. Éppen ezért itt van 8 fontos szempont, amit mindenképp mérlegelj, mielőtt kiválasztod az irodai nyomtatóparkot.
1. Lézer vagy tintasugaras?
Az irodai nyomtató választás során az egyik legmegosztóbb kérdés, hogy lézer- vagy tintasugaras nyomtató kerüljön be az irodába? Ha egészen őszinték akarunk lenni, mindkét technológiának megvan a maga előnye, bár felhasználás és az igénybevétel szempontjából a kis teljesítményű tintasugaras nyomtatókat inkább otthoni felhasználásra javasolnánk.
A lézeres nyomtatók kiváló minőségű nyomatok elkészítését teszik lehetővé és mondhatjuk, hogy az üzemeltetési költségeik is kedvezőbbek. Főleg akkor, ha nagyobb tételben nyomtatunk, mármint nem csak személyes felhasználásra.
Persze mint szinte mindig, létezik egy arany középút, ami mindkét technológia legjobb tulajdonságait ötvözi. Az esetek többségében a jó tapasztalatoknak és visszajelzéseknek köszönhetően sokszor ezt szoktuk ajánlani.
Kíváncsi vagy rá? Akkor kattints és nézd meg mit ajánlunk!
2. Színes vagy monokróm
Ez egy viszonylag egyszerű választás, ami a nyomtatási igényeken alapul. Ha csak fekete-fehér nyomtatásra van szükséged, mert például csak a fontosabb szerződéseket akarod kinyomtatni és marketinganyagokat nem, akkor a monokróm modelleknek érdemes bizalmat szavaznod.
Azonban érdemes átgondolni a hosszú távú célokat is, hiszen bármikor adódhat olyan helyzet, hogy egy megrendelés és vagy ügyféligény kapcsán, esetleg egy tárgyaláshoz szükség lehet a színes illusztrációra. Emiatt talán számotokra is jobb választás lehet a színes nyomtató.
3. Maximális kapacitás
Az, hogy egy hónapban mekkora kapacitásra képes a nyomtató, szintén sarkalatos kérdés. A havi maximális kapacitás döntő tényező lehet: ahogy az autók esetében is vannak különböző teljesítményre képes kategóriák, ugyanúgy a nyomtatóknál sem minden, hogy havonta 100 oldal nyomtatására képesek vagy 20 000-re. Abban az esetben, ha nagy tételben nyomtattok, létfontosságú, hogy olyan gépet válassz, amelyik bírja a kiképzést.
Egyébként a havi maximális kapacitás azt mutatja meg, hogy mekkora teljesítményre képes a gép havonta, amennyiben tökéletes körülmények között dolgozik és rendeltetésszerűen használjátok.
4. Nyomtatási sebesség
Minden nyomtató termékleírásában megtalálod a nyomtatási sebességét (néha eltérő sebességet fekete-fehér vagy színes nyomatoknál), ami tükrözi a percenként elkészíthető oldalak számát. A nagyobb nyomtatási kapacitású irodák számára érthető módon sokkal hatékonyabb egy nagyobb nyomtatási sebességű nyomtatót választani, mint a költséghatékonyság miatt egy lassabbra szavazni.
5. Többfunkciós követelmények
Lehet, hogy a cég indulásakor nem volt szükség szkennelési vagy fénymásolási lehetőségre, azonban a fejlődés már magával vonzhatja ezeket az igényeket. Amennyiben olyan nyomtatóba fektetsz be, amely az alap nyomtatáson felül másolási, szkennelési funkciókkal is büszkélkedhet, pénzt és helyet is megtakaríthat az irodában.
Fontos szem előtt tartani azt is, hogy ezek a multifunkciós nyomtatók általában kevesebbe kerülnek, mintha külön vennél nyomtatót és hozzá a szkennert. Vásárlóink 99%-a például több funkciós nyomtatót keres és vesz, mert ez az az alap referencia eszköz, ami teljesítményben és költségekben is hatékony. Ezért szoktuk többek között azt mondani, hogy közép- és hosszú távon mégis komoly pénzeket takaríthatsz meg a többfunkciós nyomtató segítségével.
6. Környezetbarát tanúsítványok
Amennyiben a céged számára fontos a gyakorlatban is alkalmazni a zöld iroda fogalmát, érdemes a környezetbarát tulajdonságokra és tanúsítványokra is odafigyelni. Akár környezetbarát irodai környezetet szeretnél létrehozni, akár csak kontroll alatt akarod tartani a nyomtatás rezsiköltségeit, a környezetbarát tulajdonságok óriási segítséget jelentenek.
Az energiatakarékos működéstől az automatikus alvó üzemmódokig; sok modern nyomtató csak úgy hemzseg a környezetbarát funkcióktól. Ráadásul, ha valamilyen nyomtatás menedzsment szoftvert is használsz, akkor korlátozni és monitorozni is tudod, hogy ki, mennyi és milyen (fekete-fehér, színes) oldalt nyomtat.
7. Fizikai igények
Egy-egy irodai nyomtató akár „ipari” méretekkel is büszkélkedhet, ami miatt nem fér be egy eldugott sarokba. Éppen ezért, mielőtt kiválasztod a megfelelő darabot, mindig ellenőrizd a nyomtató méreteit és győződj meg arról, hogy a gép paraméterei kompatibilisek az irodával és nem igényel több asztali/padlóterületet, mint amennyi rendelkezésre áll. Mindazonáltal kizárólag a mérete miatt nem szabad egy sokkal drágábban üzemeltethető nyomtatót választani egy valóban az irodai igényekre szabott nyomtatónál.
8. Kezdeti, alkalmi és állandó fenntartási költségek
A nyomtató vételi ára nem az egyetlen költség, amelyet figyelembe kell venni a nyomtató kiválasztásakor. A rentábilis vásárlás jellemzője az is, hogy megkíséreljük előre jelezni a nyomtatónál felmerülő állandó és alkalmi költségeket.
A leggyakoribb folyamatos költséget a toner- vagy festékkazetták cseréje jelenti. Vedd figyelembe a gépedhez illő patronok költségét és mérd össze a kapacitással (a várható nyomtatási mennyiséggel). Alkalmi költségként egy-egy alkatrész cseréjét, illetve a szerelő munkadíját értjük. Végeredményben nem mindegy, hogy mennyi a nyomtató TCO-ja, vagyis teljes birtoklási költsége, ami a vásárlástól kezdve a működtetés időtartama alatt felmerülő összes nyomtatóval kapcsolatos költséget takarja. Nemcsak az alkatrész- vagy toner cserét, de például a nyomtató áramfogyasztását is stb.
9. További extrák
Van néhány extra, ami még hatékonyabbá teheti a vállalkozások működését. A leggyakoribbak közül néhány:
- Nyomtatás WiFi-kapcsolaton keresztül
- Duplex funkció: automatikus nyomtatás a lap mindkét oldalára
- AirPrint és Google Could Print: a dokumentumok felhőből történő, távoli nyomtatásának képessége.
Térjünk a lényegre: venni, bérelni vagy 2in1?
Most, hogy már ismered a nyomtatóválasztás legfontosabb szempontjait, már csak azt kell eldöntened, hogy veszed vagy bérled a kiválasztott nyomtatót. Kissé becsapós módon, 3 opció közül választhatsz.
1. Vásárolsz
Ez elég egyértelmű: egyszerűen megveszed a nyomtatót és utána minden mást te intézel. A kiszállítástól kezdve, az összeszerelésen és beüzemelésen és a szervizen, karbantartáson át, a kellékanyagok beszerzéséig és a szoftverfrissítésig mindent.
Kiknek ajánljuk ezt a lehetőséget? Leginkább az egyéni vállalkozóknak, mikrovállalkozásoknak, azoknak az 1-2 személyes irodáknak, ahol havonta csak pár lapot kell kinyomtatni és nincs jelentős terhelésnek kitéve a nyomtató.
A kevesebb használat, alacsony nyomtatási volumen ugyanis azt is jelenti, hogy nem feltétlenül van szükség olyan profi supportra és teljesítményre, mint amilyen például egy 20–50 fős vállalkozás nyomtatási kapacitásának biztosítása esetén elvárható. Ráadásul ebben az esetben a laponkénti költség is kevésbé fontos mutató, mivel a kevés nyomtatás mellett csak jóval hosszabb idő alatt térül meg a magasabb bekerülési ár.
Mivel kalkulálhatsz ilyenkor?
- Beruházási költség: szerencsére ebben az esetben viszonylag alacsony az induló költség, a vázolt nyomtatási igényhez akár egy néhány tízezer forintos eszköz is elegendő lehet.
- Későbbi költség: a használat hónapjai során előjöhetnek az eszközre jellemző típushibák, esetleg valamilyen váratlan meghibásodással is kalkulálhatsz. Előfordulhat, hogy az olcsóbb eszköz nem fogja bírni a strapát. A kedvezőbb ár ugyanis kompromisszumokkal jár, hiszen egy ilyen nyomtató túlhasználat esetén hamarabb romlik el és az egyes alkatrészek is gyorsabban kophatnak, hibásodhatnak meg.
2. Bérled a nyomtatót
Amennyiben a nyomtatóbérlés mellett teszed le a voksod, akkor a szerződéskötést és választást követően általában a szolgáltató gondoskodik mindenről. Szállításról, beüzemelésről, a nyomtató használatának oktatásáról, karbantartásról, szervizelésről, kellékfogyás-figyelésről stb.
Meghibásodás vagy probléma esetén jön a szerviz, a szoftveres feladatokban sem maradsz magadra és a kellékeket, szükséges alkatrészeket is hozzák a rendelkezésre állási időt (SLA-t) mindig betartva. Szolgáltatója válogatja, hogy mekkora SLA-t biztosítanak, ezt a szerződéskötés előtt érdemes feltérképezni. Fontos, hogy bérlés esetén nem veszed meg a gépet, hanem meghatározott havidíjat fizetsz minden hónapban az eszközért, illetve ezen felül a nyomtatott oldalak után.
Az utóbbit egyébként kétféleképpen szokták elszámolni. Az egyik verzió az úgynevezett klikkdíj, a másik megoldás pedig az, ha te, mint bérlő, saját magad veszed meg hozzá az adott oldalszámmal rendelkező kelléket a szolgáltatótól. Alapvetően mindkét megoldás rentábilis lehet, a feltételektől függ melyik a jobb.
Klikkdíj esetén mindig egy kinyomtatott lap után fizetsz, függetlenül attól, hogy egy teljes oldalt betöltő szerződésről van szó, vagy csak egy logót nyomtattál ki rajta. Ez magában hordozza azt a kockázatot, hogy a többszörösét fizeted ki egy nyomtatott lapnak, mint amennyit valójában használtál. Akkor azonban, ha te veszed a kellékeket, akkor annyit fizetsz, amennyit használsz.
Kiknek ajánljuk? A nyomtatóbérlés lehetőségével tapasztalataink alapján olyan kis és nagyobb vállalatoknak éri meg élni, ahol viszonylag magas megterhelésnek van kitéve a nyomtató, vagyis minden nap, folyamatos nyomtatásra van igény. És emellett nem akarnak egyszerre nagyobb összeget a saját géppark megvásárlására szánni.
Főleg azért ajánljuk ezt, mert egy irodában mindig minden nap rendelkezésre kell álljon a nyomtatás, hiszen, ha az eszköz meghibásodik, gyakorlatilag az egész iroda működése megállhat. Mivel ez egy komoly működési és biztonsági kockázat, ebben az esetben már szükség van a folyamatos, távoli felügyeletre és maximálisan megbízható technikai supportra.
A költségeket tekintve akkor lehet ideális választás a céged számára, ha alacsony induló költséggel szeretnél a legújabb, profi gépekhez hozzájutni és nem igényled azt, hogy a bérleti szerződés végén a tiéd legyenek az eszközök. Persze előfordulhat, hogy a szerződés végén a szolgáltatótól megveheted némileg kedvezőbb áron az eszközt, de 3-5 éves működést követően a nyomtató akár már elavult is lehet. Attól függően, hogy mennyit használtad és mennyire rendeltetésszerűen.
Mivel kalkulálhatsz ilyenkor?
- Beruházási költség: nyomtatóbérlés esetén viszonylag alacsonynak mondható az induló költség. Végül is, a nyomtatókat nem kell megvenned, így eszközönként átlagosan 200 000 Ft és 1 500 000 Ft közötti összeget lehet megtakarítani. A cégednek viszont csak egy hónapra előre kell megtérítenie a bérleti díjat, valamint a kalkulált nyomtatási kapacitáshoz szükséges kellékeket kell megfinanszíroznod.
- Későbbi költség: a szerződés időtartama alatt neked csak a havidíjat és a nyomatónkénti költséget kell megtérítened. Meghibásodás, alkatrészcsere esetén a szolgáltató állja a költségeket (ha korrekt a szerződés), hosszas szerelési munka esetén pedig cseregépet is biztosít. Amikor pedig lejár a bérleti szerződés, a céged újraindíthatja egy új nyomtatóval a szerződést vagy alacsonyabb havi díjon bérled tovább a több éves készülékeket, ha még vállalja az üzemeltetését a nyomtatós cég.
3. Vásárolsz és üzemeltetéssel kéred
A céges nyomtató beszerzésének harmadik módja az, ha megveszed ugyan a nyomtatót, de azt üzemeltetéssel együtt kéred. Természetesen ebben az esetben is készül egy szerződés, ami rögzíti azt, hogy a megállapodás alapján milyen szolgáltatásokat vállal a nyomtatós cég. Ebben az esetben a cég feladata, hogy kifizesse a nyomtatót és az üzemeltetést. Ennek értelmében a nyomtatós cég kiszállítja és beüzemeli a nyomtatót, hozzák a tonert és szükség esetén az alkatrészeket, valamint a szervizt is biztosítják, illetve rövid rendelkezési idővel állnak megbízóik rendelkezésére.
Egy szóval, minden karbantartási és szerelési munka ki van szervezve, egyszersmind profi felügyelet alatt van, hasonlóan, mint a nyomtatóbérlés esetén. Egyébként ennél a változatnál is kétféleképpen tudsz fizetni az üzemeltetésért. Az egyik verzió az, hogy minden kinyomtatott oldal után klikkdíjat, azaz nyomatdíjat fizetsz és ebbe van bele kalkulálva a teljes támogatás, illetve support.
A másik lehetőség, hogy a szükséges kelléket magadnak veszed, cserébe alacsonyabb díjon tudsz nyomtatni, az üzemeltetésért pedig külön havidíjat fizetsz. Ez általában egy néhány ezer forintos tétel, ami ugyanúgy tartalmaz minden szolgáltatást.
Mivel kalkulálhatsz?
- Beruházási költség: ennél a lehetőségnél viszonylag magas az indulóköltség, hiszen meg kellett vennie a cégednek az eszközparkot és a kellékeket, ami a vállalati igényektől függően akár milliós tétel is lehet, de 1-2 eszköz esetén jellemzően 200 000 – 400 000 Ft.
- Későbbi költség: fontos különbség, hogy a nyomtatási és üzemeltetési költségeken kívül viszont már nincsenek havonta fizetendő költségek, de ezekért cserébe garantálhatod a céged működési biztonságát.
Abban az esetben, ha a céged cash-flow-ja ezt megengedi, még spórolni is tudsz rajta, hiszen hosszú távon a bérléssel mindenképpen többet fizetnél ki a nyomtatóért, csak éppen apránként. További fontos különbség, hogy itt azonnal a céged tulajdonába kerülnek a gépek.
Well, well, well: mikor melyiket válaszd?
Az összképet tekintve az első megoldás – vagyis a sima vásárlás minden fajta szolgáltatás és/vagy biztonsági háló nélkül – akkor lehet érdekes számodra, ha 1-2 személyes céged vagy egyéni vállalkozásod van, illetve még csak most indulsz és nincs konkrét növekedési terv a jövőre nézve. Például az, hogy 1-2 éven belül már 5 főre bővül a létszám vagy az, hogy az ügyfélkör bővülése miatt a nyomtatási kapacitás is megnövekedik.
Abban az esetben viszont, ha már ennél több kollégával működő cégről beszélünk, esetleg egy több 10 vagy 300 fős vállalatról, akkor mindenképp a 2. vagy a 3. opciót ajánlanánk a figyelmedbe. Ez ugyanis már akkora játszótér, hogy súlyos százezrekbe, milliókba kerülhet egy rosszul méretezett eszközpark használata.
Nektek az all-in-one megoldás kell, ahol helyettetek hozzák-viszik a nyomtatót, installálnak mindent, leoktatják a használatot és utána folyamatosan ellátnak azzal, amivel kell. Ráadásul rövid határidővel rendelkezésre állnak, hogy az iroda soha ne álljon le. Azt kell eldönteni ezen a szinten, hogy saját tulajdonba kerüljön az eszközpark és ennek megfelelően inkább egy összegben fizet ki többet a céged? Vagy inkább bérlitek és így a cash flow sem borul fel egy többszázezres, vagy milliós beruházástól? Ezt minden cégnek magának kell eldöntenie, de a TechOffice-nál több mint 3000 ügyfél után tapasztalatból mondjuk, hogy mindkét változat működőképes megoldás tud lenni.
Szeretnéd tudni, hogy a te céged nyomtathatna-e hatékonyabban és fenntarthatóbban?
Töltsd ki a nyomtató választót és akár 60 percen belül megismerheted az új, modern, költséghatékony és fenntartható irodai nyomtatódat!
