GYIK – Üzleti nyomtató beszerzése előtt

🕒 Becsült olvasási idő: 8 perc

Gyakran Ismételt Kérdések, TechOffice-módra!

1. Tényleg rossz választás az olcsó nyomtató?

Tapasztalataink alapján állíthatjuk: igen. Az olcsó nyomtatók alkatrészei és egyéb alapanyagai jellemzően nem olyan tartósak, mint egy drágább eszközé, ezért gyorsan elkopnak és elhasználódnak. Emellett az energiafogyasztásuk általában nem olyan kíméletes -mármint a méretükhöz viszonyítva-, mint egy drágább és energiatakarékosabb terméknek.

És még néhány infó az olcsó nyomtatókról, szintén az ügyfeleinktől szerzett tapasztalat alapján:

• Az olcsó nyomtatót úgy tervezték, hogy hamarabb elhasználódjon
• Magas fenntartási költségek: az olcsó nyomtatók esetében a tintapatronok és a tonerek is drágák
• Lehet, hogy nem elég gyors a nyomtató
• Maga a nyomtató technológia nem jó
• Végül, de nem utolsósorban: az olcsó nyomtató mögött ritka a megbízható technikai support

Erre kér a TechOffice alapítója: kérlek, ne a legolcsóbbat válaszd! 

2. Lézernyomtató kontra tintasugaras nyomtató

Az örök harc, az örök dilemma. Igazság szerint mindkettő mellett vannak pro és kontra érvek is. Személyes véleményünk egyébként az, hogy hosszú távon az otthonra szánt tintasugaras nyomtatókkal több a probléma, mint a lézeressel. Macerás a tintapatron cseréje, ami nem mellesleg még drága is. Persze a lézer toner sem olcsó mulatság, viszont létezik egy átmenet is mint megoldás, ami ötvözi a tintasugaras és a lézernyomtatói előnyeit, a két típus hátrányai nélkül. Ha érdekel, szívesen mesélünk róla.

3. Hogyan válasszunk irodai nyomtatót?

Kizárólag tűpontos igényfelmérés után, hogy ne a kasszától való távozás után derüljön ki, hogy eléggé alulterveztétek a nyomtatási volument. Nyugi, segítünk: a TechOffice-nál szakszerűen kifaggatunk arról, mekkora teljesítményű, milyen funkciójú nyomtatóra és ebből is hány darabra van szükséged.

5. Lehet környezetbarát a nyomtatás?

100%-ban sajnos nem, de rendkívül sok téren lehet óvni a környezetet a nyomtatás során is. Például azzal, ha az áramfogyasztás csökkentése érdekében környezetbarát – vagyis hőt egyáltalán nem használó – nyomtatót választasz, így akár 52%-kal is csökkenhet a nyomtató energiafelhasználása. Ezek mellett a papírhasználat is lehet környezetbarát, amennyiben újrahasznosított papírral vagy FSC papírral használod a nyomtatót.

Mindannyian tudatában vagyunk a klímaválságnak és az energiaforrások szűkülésének, jobban, mint valaha. Sokan tesznek lépéseket a környezetre gyakorolt hatások csökkentése érdekében, szerencsére már nemcsak egyéni vagy állami szinten, hanem a munkahelyeken is.

Már az is egy nagyon tudatos lépés, ha kétoldalas nyomtatási mód választásával mérséklitek a céges papírfelhasználást. Mindazonáltal a legnagyobb terhelést a legtöbb esetben nem is a túlzott papírfogyasztás okozza – mondjuk az erdők emiatt lehet, hogy tiltakoznának, ha tudnának –, hanem az, ha túlságosan régi a géppark.

Mi, itt a TechOffice-nál úgy gondoljuk, hogy a fenntarthatóság nem kizárólag környezetvédelmi szempontokat jelent, hanem azt, hogy amit csinálunk, az hosszú távon is fennmarad. A hatás minimalizálása érdekében a következő lépéseket teheted meg.

Valóban a nyomtató a legnagyobb energiafogyasztó az irodában?

6. Venni vagy bérelni?

Ezt szintén a cégre szabva ajánlott eldönteni, hiszen a válasz sok tényező függvénye. Elsősorban például azé, hogy zavarna-e téged, ha a bérlési időt követően a nyomtató nem kerülne a tulajdonodba?

Másodsorban pedig az mindig az adott cég cash flowjától függ, hogy tudja-e vállalni a magas indulóköltséget a vásárlás során, vagy inkább havonta fizetne bérleti díjat, illetve klikkdíjat. De ami fontos, hogy bármelyik verziót is választod, olyan kiegészítő szolgáltatásokkal -távoli felügyelet, kellékfigyelés stb.-vértezünk fel, ami jelentősen megkönnyíti a nyomtatós életet.

Ahány szolgáltató, annyi folyamat és ügykezelés van érvényben, így mi a saját példánkon keresztül mutatjuk be a szolgáltatást. Első körben mindig a bérlőn, azaz rajtad múlik, hogy a céged számára releváns szempontok alapján összegezd az igényeket. (Igaz ehhez mi is hozzájárulunk az igényfelmérő kérdések és szaktanácsadás segítségével, amennyiben szükséges.)

Kissé sokkoló lehet azzal szembesülni a nyomtatópiacon, hogy több ezer irodai nyomtató áll rendelkezésre, amiből ijesztő feladat lehet kiválasztani a cégednek kellőt. Éppen ezért itt van 8 fontos szempont, amit mindenképp mérlegelj, mielőtt kiválasztod az irodai nyomtatóparkot.

Venni vagy nem venni? Ez itt a kérdés!

7. Miért áll le a nyomtatód?

Hogy miért áll le a nyomtatód, az fogós kérdés. Okozhatja a papír elakadása, a toner / tintapatron kifogyása, áramszünet vagy az internetkapcsolat megszakadása, de akár az is, hogy meghibásodott benne valami.

Néhány egyszerű óvintézkedés meghosszabbíthatja az irodai nyomtató élettartamát és jó állapotban tarthatja azt. Az irodai nyomtató olyan, mint bármely elektronikus eszköz, alapvető gondozást és karbantartást igényel. Persze ez típusonként eltérő és nem mindegy az sem, hogy melyik igényel jóval kevesebbet vagy többet az átlagosnál.

A porra például nagyon kell figyelni, mert felhalmozódhat és károsíthatja a nyomtatót, ami többek között elmosódott szöveget és képeket eredményezhet, illetve általában gyengébb minőségű nyomtatással jár együtt. Az egyik legfontosabb tanácsunk, hogy figyelj oda, amikor a szolgáltató cég leszállítja és üzembe helyezi az irodai nyomtatód, majd leoktatja annak használatát.

A nyomtató minőségét és a használatával kapcsolatos információkat figyelembe véve helyesebb azt a megállapítást tenni, hogy az irodai nyomtatók átlagos élettartama 3–5 év között mozog. Megfelelő karbantartással és szervizeléssel egyes nyomtatók tovább bírják, de végül a gép így is, úgy is frissítésre szorul.

Zárjuk rövidre a dilemmát: miért NE válassz használt irodai nyomtatót?

7. Kell-e színes nyomtató?

Ez szintén a cégedtől függ. Amennyiben például fotónyomtatás vagy színes kreatívok, marketinganyagok, látványos prezentációk nyomtatása is felmerül lehetőségként, érdemes beruházni egy színes nyomtatóba. De, ha csak a céges logótokat szeretnétek színesben megjeleníteni a számlán vagy a szerződésen, akkor sincs felára a színes nyomtatónak manapság. Maximum a kellékek miatt kellhet többet fizetned a használattal arányosan.

Ha nem, és később sem tervezitek ebbe az irányba elvinni az iroda működését, akkor a monokróm, azaz fekete-fehér nyomtató is megfelelhet.

Azonban érdemes átgondolni a hosszú távú célokat is, hiszen bármikor adódhat olyan helyzet, hogy egy megrendelés és vagy ügyféligény kapcsán, esetleg egy tárgyaláshoz szükség lehet a színes illusztrációra. Emiatt talán számotokra is jobb választás lehet a színes nyomtató.