06 80 111 888 (ingyenesen hívható zöldszám) info@techoffice.hu

Erre kér a TechOffice alapítója: kérlek, ne a legolcsóbbat válaszd

Cégmérettől függetlenül az irodai nyomtató kiválasztása során az ár az egyik legfontosabb tényező, amit a döntéshozók mérlegelnek. És minden józan érv ellenére gyakran az olcsóság az, ami a pozitív irányba billenti a mérleg nyelvét. Egy ideig persze minden szép és jó, de akár már 2-3 hónap aktív használat után jöhet a fekete leves. Azaz bebizonyosodik, hogy olcsó húsnak híg a leve és az irodai nyomtató pontosan az a sokoldalú eszköz, amelyre megéri egy kicsivel többet áldozni. Mert a vásárlás során elköltött plusz összeg – az olcsó termékekhez képest – hosszú távon pénzt, időt és felesleges stresszt spórol meg neked.

Miért ne a legolcsóbb irodai nyomtatót válaszd?

Miről szól ez a cikk?

🕒 Becsült olvasási idő: 13 perc

Egy korábbi anyagunkban már szót ejtettünk arról, hogy a cégeknél kinek érdemes házon belül kiválasztania az új irodai nyomtatót. Most azonban eljött az ideje annak is, hogy egy kevésbé kellemes témáról diskuráljunk. Egész pontosan arról a kálváriáról, amit az olcsó irodai nyomtató tud okozni a vállalkozásod mindennapjaiban. Úgyhogy lássuk a medvét és az olcsó business printerek korlátozott előnyeit és masszív hátrányait.

Kezdjünk tiszta lappal: van, amikor a cégednek az olcsó megoldás a jó választás (de mindig ott egy de)

Tény, hogy ezt a kijelentést nem sűrűn fogod a TechOffice szakértőitől hallani, hiszen meggyőződésünk, hogy hosszú távon egy olcsó nyomtató minden esetben komoly ráfizetés lesz. Ugyanakkor több mint 3000 ügyféllel állunk már kapcsolatban, így láttunk olyan szituációkat, amikor el kellett ismernünk – de úgy, mintha a fogunkat húznák –, hogy adott esetben az olcsóbb volt a jobb választás. Melyek voltak ezek?

1. Amikor csak pár hónapra kerestek áthidaló nyomtatási megoldást

Minden vállalkozás életében előfordulnak bizonytalan vagy átmeneti időszakok, amikor nem érdemes nagyobb – vagy költségesebb – infrastruktúra-fejlesztésbe fogni. Ez lehet akár a cég székhelyének, boltjának költözése, ami a mai világban azért szintén nem kevés kiadással jár.

Vagy például amikor épp eladás vagy átvétel, tulajdonosváltás előtt áll a vállalkozás és az igényeket valóban kiszolgáló nyomtatópark beszerzését egyelőre parkolópályára tette a vezetőség vagy a beszerzési osztály.

Ahogy látod, bármi és annak az ellenkezője is előfordulhat, viszont mivel az irodai működés nem állhat le, a nyomtatásról valóban gondoskodni kell. Ezekben a faramuci helyzetekben – csupán áthidaló megoldásként – az olcsó nyomtató jó választás lehet. Egy időre.

2. Olyan alacsony a nyomtatási volumen, hogy nem éri meg hatékonyabb gépet választani

Főként az egyéni vállalkozások, illetve az 1-2 fős mikrovállalkozások esetében igaz, hogy annyira keveset nyomtatnak, hogy egyszerűen nem éri meg egy komplexebb, jobban teljesítő gépet választaniuk.

Igaz, abban azért már megoszlanak az igények és a tapasztalataink is, hogy egy ilyen szituációban csupán nyomtatót keresnek a cégek vagy multifunkciós nyomtatókat? Amelyekkel akár otthon, home office-ban is megoldható fénymásolás, szkennelés és a faxolás is. Ez általában attól is függ, hogy milyen iparágban tevékenykedik az adott cég és milyen ügyfélkörrel dolgozik, B2C vagy B2B.

3. Induló vállalkozások és mikrovállalkozások számára az első pár hónapban

Egy induló vállalkozás és mikrovállalkozás számára egyaránt fontos, hogy minél alacsonyabb bekerülési költséggel jelenhessen meg a piacán. Az esetek többségében az első pár hónapban még nincs akkora kialakult ügyfélkör, ami magasra tendálná a nyomtatási igényeket.

Ez természetesen idővel és a vállalkozás fejlődésével, az ügyfélkör bővülésével még változhat, valószínűleg változni is fog. Emiatt ajánlott úgy nekiállni az olcsó irodai nyomtató megvásárlásának, hogy azzal csak rövid távra tervezel. (Mert egyébként hosszú távon úgysem fogja bírni a kiképzést.)

4. Ha a cash flow nem enged nagyobb beruházást és a nyomtatóbérlés nem opció

Ezt főként azoknál a cégeknél tapasztaltuk, amelyek folyton futnak a pénzük után. Hogy melyek ezek? Többségében olyan vállalkozásokról van szó, ahol hosszú lejáratú – például 30, 60, 90 vagy akár 120 napos – fizetési struktúrában és számlákkal dolgoznak, így a vállalkozásnak a teljesítéstől függetlenül legalább 1 hónapot, de akár 4-et is várnia kell arra, hogy megkapja a szolgáltatása/terméke ellenértékét.

Könnyen belátható, hogy ez nemcsak a cash-flow, de a vállalkozás biztonságos működésének szempontjából is elég kényes, bizonytalan helyzetet teremt. Ennek pedig elsősorban a személyi bővítések és az infrastrukturális fejlesztések terén látja kárát a cég. Egyébként pontosan ez az az ok, ami miatt ezen cégek esetében a nyomtatóbérlés szolgáltatása sem opció, hiszen gyakran már a bolt vagy telephely bérleti díjával, a rezsiköltségekkel, munkabérekkel is sakkozniuk kell.

Miután a foghúzáson túlestünk: 3 dolog, amit jó tudni olcsó irodai nyomtató vásárlásakor

Ki nem szereti a jó üzletet? Soha nem láttuk, hogy bárki szerette volna azt, ha többet kellett fizetnie valamiért a kelleténél. Mégis valamiért arra vagyunk kalibrálva, hogy a legtöbb ajánlatnál nem a funkciók, a hatékonyság és a fenntarthatóság, illetve a minőség lesznek a főbb húzószavak, hanem az, hogy „most akár 60 000 Ft-ot is megspórolhatsz!”

Éppen ezért mielőtt úgy gondolnád, hogy remek üzletet kötöttél, bemutatunk 3 dolgot, amivel jó, ha tisztában vagy olcsó irodai nyomtató vásárlása esetén. Kösd fel azt a bizonyost, igazán érdekes információk következnek.

1. Az olcsó nyomtatót úgy tervezték, hogy hamarabb elhasználódjon

A helyzet az, hogy az olcsó nyomtatókat úgy tervezték, hogy egy bizonyos idő után beadják a kulcsot. Ez mondjuk nem is meglepő, hiszen a felhasznált alkatrészek és az alkalmazott technológiák csak ritkán képesek értékelhető minőséget és nyomtatási élményt, hatékonyságot kínálni.

Ezen felül minden nyomtatónál van két mutatószám, ami pontosan megmutatja azt, hogy mire számíthatsz. Ezek egyike a havi maximális nyomtatási kapacitás, a másik pedig az ajánlott havi nyomtatási mennyiség. Utóbbi egyébként azt jelzi, hogy hány oldalt érdemes havonta nyomtatni.

Ez a két mérőszám alapvetően a nyomtató általános teljesítménymutatójaként funkcionál. Azzal talán nem árulunk el nagy titkot, hogy olcsó nyomtatóknak köztudottan borzasztóan alacsony a munkaciklusuk, mivel lényegesen alacsonyabb a minőségük, mint amit már egy kicsit magasabb árfekvésű nyomtatótól elvárnánk. A jól megtervezett és strapabíró alapanyagokból összerakott nyomtatóknak sokkal magasabb az igénybevételi ciklusuk, ami azt jelenti, hogy havonta több oldalt tudnak előállítani, káros következmények nélkül.

Miután a nyomtató túllépi a havi nyomtatási kapacitás alapján elvárható nyomtatási szintet vagy akárcsak az ajánlott havi mennyiséget, több mint valószínű, hogy az általános elhasználódás miatt tönkremegy. Jobb híján minden kinyomtatott oldal „terheli” a nyomtatót. Emiatt gyakran tűnik úgy, hogy az olcsó nyomtatókat egyenesen arra tervezték, hogy a vásárlások felpörgetése érdekében mielőbb bemondják az unalmast.

2. Magas fenntartási költségek: az olcsó nyomtatók esetében a tintapatronok és a tonerek is drágák

Az olcsó nyomtatók piacán szintén megfigyelhető tendencia, hogy a gyártók nem is igazán a nyomtatón akarnak keresni, sokkal inkább a működésükhöz elengedhetetlen kellékeken, mint amilyen például a tintapatron és a toner.

Talán te is megfigyelted már, hogy egy alacsonyabb árú nyomtatóba egyszerűen nem találni jó áron kellékeket. Ennek oka többek között az, hogy a gyártók lényegében ugyanazon az áron adják el a nyomtatójukat, mint amennyibe a termék gyártása kerül.

Nagyon csekély hasznot húznak a nyomtató eladásából, azonban miután a vásárló akár egyszer is feltölti például a tintapatronokat, nagy nyereséget érnek el. Főleg azért, mert a tintapatronok előállítása meglehetősen olcsó, áraik mégis olyan magasak, hogy megtérítsék a gyártók nyomtatóeladásából származó veszteségeit.

Ezzel a mentalitással gyakorlatilag a „Razor-Razor Blade” vagyis a borotva-borotvapenge üzleti modellnek nevezett értékesítési trükköt alkalmazzák. Olcsón adják el a „borotvát”, de aztán drága borotvapengékkel akasztják ki a pénztárcádat.

3. Ne feledkezzünk meg a marketingpszichológia taktikákról sem

Lehet, hogy nem tudsz róla, de az árazás kapcsán is vannak olyan marketingtaktikák, amelyek a szemed előtt zajlanak. Most leginkább a pszichológiai marketingről beszélünk. Ezek a marketingtrükkök kiemelkedő szerepet játszanak az iparágban és rendkívül hatékonyak azokkal szemben, akik nem tudnak róla vagy nem ismerik a taktikák mögött húzódó alapokat.

A marketingpszichológia a fogyasztók igényeit, motivációit és ízlését kutatja, gyakorlatilag a vásárlók várható pszichológiai viselkedést próbálja felmérni annak érdekében, hogy befolyásolni tudja a vásárlási szándékait és a költéseiket. Sokkal kevésbé bonyolult, mint amilyennek hangzik.

Az egyik legnagyobb marketingpszichológiai taktika az árazás terén alakult ki és angolul az „Odd-Pricing” névre hallgat. A valóságban azt takarja, hogy a páratlan árak a fogyasztók számára valamiért sokkal vonzóbbnak tűnnek, mint azok, amelyek páros számmal végződnek, vagy esetleg 0-val. Te például megfigyelted már, hogy a 9-re vagy 99-re végződő árak esetén sokkal hamarabb rákattintasz egy-egy termék adatlapjára, mintha mondjuk 24-re vagy 48-ra végződne?

Őszintén: melyik nyomtató ára tűnik vonzóbbnak? 100 000 Ft vagy 99 999 Ft?

Az életük vételére vadászó vásárlókat emellett gyakran érinti a referenciaár-effektus is, amely növeli annak valószínűségét, hogy a vevő megvegye a terméket, amennyiben úgy érzékeli, hogy azzal spórolni tud egy másik, általában drágább termékhez képest. Különösen az olcsó nyomtatók esetén megfigyelhető ez a tendencia leginkább.

Például első ránézésre sokaknak már egy 79 990 Ft-os irodai nyomtató is drágának tűnhet, azonban, ha fel van tüntetve mellette, hogy a normál árából most elengedtünk 39 000 Ft-ot, máris más lesz a leányzó fekvése. A vásárló úgy fogja érezni, hogy jó üzletet kötött, hiszen közel 40 000 Ft-ot spórolt a cégének. Azzal viszont nem számol, hogy emiatt az eszköz fenntartása is drágább lesz, illetve az alacsonyabb minőség miatt hamarabb használódnak és kopnak el a termékek.

Ennek ellenére az a finom sürgetés, hogy éljen a „nagyszerű” ajánlattal, hogy megvásárolja az olcsó nyomtatót, minden eddiginél magasabb, hiszen ki tudja, meddig tart az akció, amin közel 50%-ot spórolhat? Ami ebben a dealben a leginkább visszatetsző, hogy a referenciaár hamis reményeket ébreszt a vásárlókban a nyomtató minőségét illetően. Az erősen leértékelt darabok ugyanis sosem fogják hozni a drágább termék megbízhatóságát és hatékonyságát.

Erre kér a TechOffice alapítója: NE a legolcsóbb irodai nyomtatót válaszd!

Talán furcsának tűnhet, főleg a mai világban, de több tucat olyan ügyfelünk van, akikkel több körös egyeztetést követően tudtuk megkötni az üzletet. Sokkal jellemzőbb, hogy először csak ajánlatkérőként, érdeklődőként találkoztunk velük, viszont a jelentős aláajánlások miatt már a 2. körös egyeztetésen muszáj volt megmutatnunk az érdeklődőknek, hogy miért nem szabad a legolcsóbb ajánlatot választani egy komolyabb „átvilágítás” nélkül.

Miért NEM a legolcsóbb irodai nyomtatókat ajánljuk?

1. Gyakori, hogy az eszköz nem teljesen van rendben

Akárhonnan nézzük, minden cégnek, így a tiédnek is megvan a saját, egyedi nyomtatási igénye. Mind a kapacitást, mind a különböző funkciókat illetően. Ugyanakkor, az olcsóbb ajánlatokat tevők bár nagyon szeretnének eladni neked, de a felajánlott nyomtatók nem egészen tudják biztosítani azt az elvárt minőséget, mint amit a céged igényei megkövetelnének.

Mire gondolunk itt?

2. Lehet, hogy nem elég gyors a nyomtató

Jó, ha tudod, de manapság a 24–26 lap/perc nyomtatási sebesség alatt nem sok mindenre jó egy irodai nyomtató. Gondolj csak bele: ha egy olcsó nyomtató csak 10 lapot nyomtat ki percenként, akkor egy 100 oldalnyi hosszúságú szerződés – igazi bürokraták kedvence – nyomtatása során az eszköz csak 10 lapot nyomtat percenként, így a teljes művelet 10 percet vesz igénybe.

Amennyiben a nyomtatód 24–26 lapot nyomtat percenként, ez a 10 perc máris 4 percre redukálódik. Abban az esetben pedig, ha egy 40 lap/perc sebességű gépet választasz, 2,5 perc alatt is végezhetsz.

Egyébként ebből következik az is, hogy bár lehet, hogy olcsón ki lehet bérelni vagy meg lehet venni egy alacsony teljesítményű eszközt, de amikor egy 10–15 fős iroda nyomtat rá folyamatosan, akkor hamar sorban állás és bosszankodás lesz a vége a döntésnek.

3. Maga a nyomtató technológia nem jó

Például vannak az elsősorban otthoni felhasználásra szánt tintasugaras nyomtatók, amik bár szépen tudnak nyomtatni, de lassúak, általában méregdrága hozzájuk a patron és a terhelést sem bírják. Van a másik oldal, amik a szokványos lézernyomtatók, ott általában a toner méregdrága, cserébe viszont sokat tud nyomtatni. Itt semmiképp ne válaszd gondolkodás nélkül a legolcsóbb felajánlott gépet, igazán sokat lehet szívni egy nem az irodába való eszközzel.

Belátjuk, most nem túl bizalomgerjesztő szavak következnek: nyomtató toner utántöltés, utángyártott tintapatron és toner por utántöltés. Ha ezeket a kifejezések látod egy nyomtató termékleírásában, tekintsd vörös posztónak! Semmiképpen se válaszd ezeket a konstrukciókat, mert ezek a kifejezések arra utalnak, hogy a nyomtatók nem a gyártó által megálmodott és az adott eszköz hatékonyságára fejlesztett „üzemanyagokat” és alkatrészeket fogják használni, hanem valamilyen utángyártott, utólag lemásolt megoldással próbálkoznak.

Az egyik legjobb példa erre az új autó és az étolaj esete. Megvetted álmaid autóját, alig várod, hogy kipróbáld és végre meghajtsd egy kicsit a járgányt. Persze a fenntartási költségeken ott spórolnál, ahol tudnál, ezért a megfelelő minőségű benzin helyett inkább étolajat töltesz a tankba, mert ez az olcsóbb megoldás.

Ideig-óráig még menne is vele az álomautó – némi sültkrumpli, esetleg rántotthús illat kíséretében – de pár hét-hónap után bemondaná az unalmast. Hogy miért? Mert az étolajban nincsenek meg azok a komponensek, amelyek óvják a jármű további alkatrészeit és hatékonyabbá, illetve biztonságosabbá teszik a használatát.

Még nagyobb kitettség a céged számára a sültkrumpli illatú autó mellett, ha csak simán szállítja neked az utángyártott tonereket a szolgáltatód és a nyomtató használata mellett egyre többször tűnik fel, hogy megint tiszta por minden, elkenődik a nyomat a papíron, vagy csak folyamatosan írja a nyomtató, hogy „nem gyári toner, kérem cserélje ki”.

Nekünk például volt olyan ügyvédi iroda partnerünk, ahol az ügyfelek szemeláttára írta ezt a nyomtató folyamatosan, ez igen kellemetlen tud lenni. Szerintünk egyik elmondott jelenség sem méltó egy hazai céghez, akár 1 db, akár 100 db nyomtatót használnak.

Végül, de nem utolsósorban: az olcsó nyomtató mögött ritka a megbízható technikai support

Az olcsó üzleti nyomtatót forgalmazó cégek esetében szintén jellemző, hogy az első ránézésre roppant kedvezőnek tűnő ajánlatok mögött nincs megfelelő support, nincs megfelelő háttértámogatás.

Mit értünk ezalatt?

Azt, hogy nincs:

  • szakmai ügyfélszolgálat,
  • nincs gyors és profi futárszolgálat,
  • nincsenek szervizesek és megfelelő szaktudás sem.

Gondolj csak bele, mekkora kockázatot vállalsz azzal, ha egy egyszemélyes cégre bízod a leállásmentes irodádat. Ideig-óráig semmi gond nincs az egyszemélyes nyomtatós cégekkel, de megvan a veszélye annak, ha egyetlen emberre bízod a céged működését. Végül is, mi történik akkor, ha ő beteg lesz? Vagy elmegy nyaralni?

Ugyanígy gond lehet az is, ha egy nagyobb nyomtatós cégről van szó, ahol minden mozzanatot a profit maximalizálására tettek fel és nem a növekedésre, fejlesztésre. Más területen lehet, hogy te is megtapasztaltad már, mi az ügyfeleinken keresztül is tudjuk, hogy a nagy múltú, esetenként akár több tízéves nyomtatói múltat felvonultató márkáknál és cégeknél jellemző lehet, hogy az olcsóság érdekében a reakcióidőn vagy a minőségen spórolnak. Mert így tudnak olcsók maradni.

Mivel ezek az apróságok jellemzően menet közben derülnek ki, nehéz rájuk felkészülni. Kellő körültekintéssel – vagyis az ügyfélreferenciák lecsekkolásával, a bemutatóterem feltérképezésével, a cég infrastruktúrájának felderítésével – azonban el lehet kerülni, hogy egy olcsó, de cserébe nem elég hatékony és ügyfélbarát kiszolgálásban legyen részed neked és a cégednek.

Ha a te céged is hosszú távon fenntartható és költséghatékony nyomtatót szeretne, akkor tégy minket próbára és töltsd ki a nyomtató választónkat ide kattintva. 🙂

Szeretnéd tudni, hogy a te céged nyomtathatna-e hatékonyabban és fenntarthatóbban?

Töltsd ki a nyomtató választót és akár 60 percen belül megismerheted az új, modern, költséghatékony és fenntartható irodai nyomtatódat!

Értesülj Te is az akciókról
Soha nem küldünk spamet.
NAIH azonosító: NAIH-124541/2017.
Kérdésed van? Visszahívunk.
Add meg az adataidat és hamarosan keresni fogunk.
KAPCSOLAT
Köszönjük. Hamarosan keresni fogunk!
Az elküldöm gombra kattintva elfogadod az ÁSZF Adatvédelmi nyilatkozatunkat. Adatkezelési azonosítónk: NAIH-124541/2017.
MINDJÁRT KÉSZ!
Már csak meg kell adnod néhány adatot és hamarosan felvesszük Veled a kapcsolatot.
A küldés gombra kattintva elfogadod az adatkezelési szabályzatunkat. NAIH-124541/2017.