Zárjuk rövidre a dilemmát: miért NE válassz használt irodai nyomtatót?
Amikor eljön az ideje annak, hogy lecseréld a már meglévő nyomtatódat vagy nyomtatóidat, természetes, hogy minden lehetséges alternatíváról tájékozódsz. Azonban vannak olyan lehetőségek, amelyek rövid távon talán előnyösek lehetnek, közép- és hosszú távon viszont komoly ráfizetéssel kalkulálhatsz. Az egyik ilyen kockázatos lehetőség a korábban már kivesézett olcsó irodai nyomtató jelentette kísértés volt. Azonban főként az utóbbi 3-4 évben egy másik trend is megjelent: mégpedig a használt nyomtató vásárlása.
Miért NE válassz használt irodai nyomtatót?
Miről szól ez a cikk?
- Rántsuk le a leplet: mennyi egy irodai nyomtató átlagos élettartama?
- Amikor új üzleti nyomtatóra van szükség: miért ne használt nyomtatót válassz?
- Hogyan hosszabbítható meg a nyomtató élettartama, avagy milyen karbantartásra van szükség hozzá
- Tiéd a döntés: kockáztatsz vagy a biztonságra szavazol?
🕒 Becsült olvasási idő: 10 perc
Annak ellenére, hogy ebben talán még több a kockázat, mint az olcsóbb eszközök vételében. Hogy miért, azt máris elmondjuk. Azonban, mint minden jó történetet, úgy ezt is érdemes az elején kezdeni. Vegyük fel a fonalat ott, hogy végül is milyen élettartamra számíthatunk egy irodai nyomtató esetében?
Rántsuk le a leplet: mennyi egy irodai nyomtató átlagos élettartama?
A nyomtatógyártók általában azt mondják, hogy egy nyomtatónak körülbelül 7 évig kell kitartania, persze az adott modelltől függően. Azonban, mint a legtöbb dolog az életben, ez is egy kicsit bonyolultabb annál, hogy bővebb információ birtokában ennyire bátran kijelenthessük ezt.
Végeredményben az irodai nyomtató élettartama is leginkább attól függ, hogy mennyire gondoskodtok házon belül az eszközről. Illetve természetesen az is számít, hogy a céges nyomtatási igényeknek megfelelő eszköz lett-e kiválasztva és nincs-e túl- vagy alulhasználva az eszköz.
Összességében számos változó járul hozzá az irodai nyomtató élettartamához. A gép általános minőségétől kezdve, a megfelelő karbantartáson át a fontos biztonsági funkciókig és rendeltetésszerű használathoz mérten számos tényező játszik szerepet abban, hogy a nyomtató kitölti-e az élettartamát.
Illetve az is fontos tényező, hogy mennyit kell időközben szervizelni, kellett-e időközben alkatrészt cserélni benne, vagy esetleg meg tudjuk-e fejelni plusz 2-3 évvel a nyomtató élettartamát. Ami vicces és ijesztő is egyben, hogy ezeknek a tulajdonságoknak a többsége az iroda, illetve a nyomtatóért felelős kollégák felügyelete alatt áll.
Hogyan határozható meg a nyomtató élettartama?
Mint fentebb említettük, minden eszköz inkább egy becsült hosszúságú élettartammal érkezik, nem pedig egy napra pontos kalkulációval. Az iparágon belül azonban az élettartamra vonatkozó becslést valójában az határozza meg, hogy egy gép havonta hány kattintásra képes – egy kattintás pedig azt jelenti, hogy hány oldalt nyomtatnak vagy másolnak le.
Általánosságban véve elmondható, hogy minél nagyobb és robusztusabb az eszköz, annál több oldal kinyomtatására képes. Ugyanúgy, mint egy autónál, minél nagyobb a motor a motorháztető alatt, annál erősebb a gép egésze. Ezért egy nagyobb teljesítményű nyomtató vagy multifunkcionális nyomtató több oldal nyomtatására képes, mint egy szerényebb készülék.
Ezzel szemben, ha egy olcsóbb és így kisebb teljesítményű eszközt több feladat elvégzésére fogunk be, mint amennyire azt eredetileg tervezték, az túlzott elhasználódást okozhat. Tegyük fel például, hogy a céged egy havi 2000 nyomat kezelésére tervezett gépet választott, de az irodában legalább havi 6000 oldal nyomtatására használjátok szegény párát.
Rövid távon a nyomtató képes lehet elvégezni ezeket a feladatokat. Hosszú távon azonban a gép teljes élettartama jelentősen lecsökken, nem beszélve a további és elkerülhető karbantartásokról.
Az a fránya nyomtató ár
Végül, az autókhoz hasonlóan az irodai nyomtatók esetében sem szabad megfeledkezni arról, hogy a nagyobb teljesítmény szinte mindig magasabb árcédulát jelent.
Éppen ezért elengedhetetlen, hogy a vállalati igényeknek leginkább megfelelő nyomtatót válasszátok ki. Például ne vásárolj meg egy Ferrari 488 Pista Spidert, ha egy Honda Civic tökéletesen is megfelel a céged és a kollégák igényeinek.
Ugyanakkor, ha céged valóban nagy tételben és rendszeresen nyomtat, valamint olyan extra funkciókra is szükség lenne, mint a szkennelés, fénymásolás, faxolás, vagy a felhőből való nyomtatás és wifin keresztüli nyomtatás lehetősége, akkor érdemes a magasabb teljesítményre szavazni. Ilyen esetben a magasabb előzetes ár a végén megtérül.
Mindent egybevetve, elmondhatjuk, hogy az irodai nyomtatók átlagos élettartamával kapcsolatban érdemes a fentebb említett 7 évnél rövidebb idővel kalkulálnunk. A nyomtatók ugyanis még rendszeres karbantartás és rendeltetésszerű használat mellett sem tarthatnak örökké. Egyébként ezért is érdemes teljes körű üzemeltetéssel kérni az irodai nyomtatót, mert így hosszú évekig nem kell emiatt aggódnod. Nyugodtan alhatsz, mert a szolgáltató biztosít minden szervizt és alkatrészt.
A nyomtató minőségét és a használatával kapcsolatos információkat figyelembe véve helyesebb azt a megállapítást tenni, hogy az irodai nyomtatók átlagos élettartama 3–5 év között mozog. Megfelelő karbantartással és szervizeléssel egyes nyomtatók tovább bírják, de végül a gép így is, úgy is frissítésre szorul.
Amikor új üzleti nyomtatóra van szükség: miért ne használt nyomtatót válassz?
Mindannyiunknak különböző okai vannak arra, hogy miért akarunk új nyomtatót beszerezni az irodába. Vannak olyan cégek, amelyeknek azért van szükségük új nyomtatóra, mert megváltoztak a nyomtatási szükségleteik. Másoknak gazdasági okokból, esetleg azért, mert a jelenlegi nyomtatópark már elavult, kiszolgálta az idejét. És persze ott vannak az új, induló vállalkozások is, akiknek az első egység beszerzése a szent küldetés.
Mindegy is, hogy milyen okból van szüksége a cégednek új nyomtatóra, ilyenkor általában 3 lehetőséged van a beszerzésre. A vásárlás, a nyomtatóbérlés vagy az, ha megveszed az egységet, de üzemeltetéssel együtt kéred. Szerintünk utóbbi kettő az ideális megoldás, mert így szinte semmire sem lesz gondod.
Azonban bármelyik megoldást is választod, egyre több nyomtatós cég ajánlja fel lehetőségként az új helyett, a használt nyomtató beszerzését. Ennek elsősorban az árérzékeny fogyasztói magatartás az oka, amikor a leendő nyomtatótulajdonos elsősorban költséghatékony megoldást keres az eredményes és a céges igényeknek megfelelő tulajdonságok helyett.
Viszont bármilyen csábítónak is tűnik – legalábbis az árat tekintve – a használt irodai nyomtató, sokkal több probléma van vele, mint azt előzetesen gondolnád. Ha használt géppel kínálnak, jól gondold át, mielőtt aláírsz vagy megveszel bármit is. Több oka is van, amiért meg kell fontolnia a cégednek, hogy egy vagy több használt gépet vesz vagy bérel ki.
1. Utazás a Föld körül: vajon hány „km” van már benne?
Az a használt nyomtató, amit felajánlottak megvételre, lehet, hogy már körbe járta a Földet, a Holdat és a Marsot is és utána került hozzád. Legalábbis, ami a nyomtató számlálóját illeti. Persze a nyomokat mindig el lehet tüntetni, de sokszor elég ránézni egy agyonhasznált, elnyűtt szürkés fehér nyomtatóra.
Talán se te, se a kollégáid sem szeretnének ilyen eszközöket nézegetni, hát még a hozzátok ellátogató partnerek és ügyfelek. Maximum csak a jó ajánlat lehet hívogató, de sajnos rizikós ezt választani.
2. Ha a külcsín rendben is van: mit takar a belső?
Ne feledd: a nyomtató állapota mindig attól függ, hogy milyenek voltak vele az előző tulajdonosok, akik éppen lecserélik vagy leselejtezik ezeket az eszközöket. Például volt-e végig szervizelve és ezt papírral is alá tudják-e támasztani?
Gondosan és időben elvégeztek-e minden költséges karbantartást, vagy éppen most fog majd letérdelni egy drága alkatrész? Míg egy pár éves autót érdemes lehet jóval olcsóbban megvenni az újkori árához képest (lehetőleg szervizkönyvest ugyebár), egy nyomtatónál ez már igencsak zsákbamacska. Ha a céged ad a minőségre és emellett stabilitásra van szüksége, hallgass ránk, nem ez az, amit kerestek.
Egyfelől több lehet vele a macera, mintha egy vadiúj készüléket használnátok. Gondolj bele, hogy mennyibe kerül, ha például az irodavezetőnek kell napi vagy heti szinten a nyomtatót működésre bírnia vagy kicserélni valamilyen alkatrészt rajta, lefuttatni a frissítéseket, különböző programokat telepíteni az eszközre. Plusz arról gondoskodnia, hogy valahogy kompatibilis legyen a többiek számítógépével a nyomtató. Ezeket az órabéreket összeadogatva, sok esetben kijön egy vadiúj nyomtató vételi vagy bérleti díja.
Másfelől, egyszerűen nem tudhatod, hogy min spórolt a cég, akitől ezt a nyomtatót kapod. Nem álltál ott mellettük és a nyomtató mellett 0–24 órában, heti 7 napon át. Lehet, hogy 20 000 oldalt nyomtattak vele, de lehet, hogy 2 000 000 oldalt.
Már önmagában is tartalmaz hibalehetőségeket az, ha valami használt vagy felújított, de mivel jellemzően azért választ valaki ilyen készüléket, hogy spóroljon, ez magában hordozhatja azt is, hogy a nyomtatón a szolgáltató vagy a gépet eladó cég is szeretne a lehető legtöbbet spórolni magának.
Hogyan hosszabbítható meg a nyomtató élettartama, avagy milyen karbantartásra van szükség hozzá?
Biztos felmerült már benned a kérdés, hogy miért lovagolunk annyit a nyomtató karbantartásán, főleg akkor, amikor te még nem küszködsz ezzel a problémával, mert az új eszközödet vagy eszközeidet keresed.
Azonban szeretnénk rávilágítani arra, hogy ha üzemeltetéssel és meghatározott időközönkénti karbantartással együtt kéri egy ügyfelünk a nyomtatóvásárlás vagy nyomtatóbérlés szolgálatást, a napi működés során akkor is el kell végezni olyan apró-cseprő karbantartási munkálatokat, amelyek hatással lehetnek a nyomtató élettartamára és működőképes állapotára, teljesítményére.
Néhány egyszerű óvintézkedés meghosszabbíthatja az irodai nyomtató élettartamát és jó állapotban tarthatja azt. Az irodai nyomtató olyan, mint bármely elektronikus eszköz, alapvető gondozást és karbantartást igényel. Persze ez típusonként eltérő és nem mindegy az sem, hogy melyik igényel jóval kevesebbet vagy többet az átlagosnál.
A porra például nagyon kell figyelni, mert felhalmozódhat és károsíthatja a nyomtatót, ami többek között elmosódott szöveget és képeket eredményezhet, illetve általában gyengébb minőségű nyomtatással jár együtt. Az egyik legfontosabb tanácsunk, hogy figyelj oda, amikor a szolgáltató cég leszállítja és üzembe helyezi az irodai nyomtatód, majd leoktatja annak használatát.
De milyen kisebb-nagyobb karbantartási feladatokat ajánlott elvégezni?
1. A görgők tisztítása
Jó, ha tudod, hogy por és egyéb szennyeződések halmozódhatnak fel a nyomtató belsejében lévő görgőkön. Ez már csak azért sem egészséges megoldás, mert a görgők adagolják a papírt és mozgatják azt az eszközön. A görgők kerek formája és a műanyag, amelyből készültek, különösen alkalmas arra, hogy felhalmozódjon rajta a port és a tinta (például kétoldalas nyomtatásból). A görgők tisztításának legjobb módja egy friss alkoholos törlőkendő, amivel óvatosan át kell törölni a görgőket.
2. A szkenner üvegfelületének tisztítása
Ha az oldalak homályosak, az valószínűleg azért van, mert piszkos a szkennerágy üvege. Ez az a vékony üveg, amely az oldalakat tartja, amikor az eszköz a dokumentumot szkenneli vagy másolja.
Nagy kérdés, hogy az első tulajdonos mindent megtett-e a hiba kiküszöbölése érdekében? Például tiszta mikroszálas kendővel és körkörös mozdulatokkal megtisztította a felületet? Ez azért lenne fontos, hogy ne karcolódjon meg az üvegágy, illetve például az ujjnyomok se rontsák a nyomtató hatékonyságát.
3. A fel nem használt festéket/tonert az eredeti csomagolásban kell tárolni
Őszintén szólva, a kellékek megfelelő tárolására nagyon kevesen fordítanak figyelmet. Pedig abban az esetben, ha nem használja fel az iroda az adott festéket és nem az eredeti csomagolásban tárolja, akkor a festék kiszáradhat. Mi például ezért javasoljuk, hogy a fel nem használt kelléket az eredeti csomagolásában tartsák, amíg készen nem állnak annak használatra.
4. Mindig el kell olvasni a műszaki leírást, segédletet
Mi lenne fontosabb a nyomtatóért felelős kollégának, mint az, hogy megismerje a nyomtatóját? Számos mozgó alkatrész alkotja a nyomtatót, a görgőktől a nyomtatófejig, a tonerig, a dobokig és a lapolvasóig, ezért a nyomtató karbantartása során óvatosan kell eljárni. A legjobb megoldás az, ha a segítséget kértek a nyomtatót forgalmazó/üzemeltető cégtől.
5. Porvédő használata
Vajon, amikor nem használták az eszközt, megvédték a nyomtatót a portól egy porvédő segítségével? Ez igazán hatékony megoldás, mert minimalizálja annak lehetőségét, hogy por kerüljön a készülék belsejébe. De használták-e?
6. Eredeti toner vásárlása
Ökölszabály, hogy mindig eredeti tonert vagy tintapatront kell használni, nem az utántöltött vagy más, harmadik féltől származó kelléket. Sajnos sokan gondolják úgy, hogy pénzt takaríthatnak meg, ha nem egy eredeti tonert vásárolnak, de az utántöltött tonerek élettartama általában rövidebb, így nem tartanak olyan sokáig, mint az eredeti festékek, ráadásul a belső alkatrészeknek sem igazán tesznek jót. Az sem elhanyagolható szempont, hogy ezek az utánzatok általában gyengébb minőségű nyomatokat készítenek. Nem véletlenül kerülhet például 10x annyiba egy gyári az utángyártotthoz képest.
7. Naprakészek voltak a frissítések?
Emellett a nyomtatógyártók rendszeres időközönként firmware-frissítéseket adnak ki a nyomtató teljesítményének javítása, a biztonsági problémák kezelése miatt. Kérdés, hogy az előző tulaj mennyire követte és alkalmazta ezeket. Ezen felül a nyomtatók szoftverét is érdemes frissíteni, ez fut a számítógépeken.
8. A nyomtatófej tisztítása
A nyomtatófejek tisztítása olyan feladat, amit ajánlott a szerelőre bízni. Ha a nyomat halvány vagy képpontok hiányoznak róla, valószínűleg erre lesz szükség, amennyiben a nyomtató karbantartás menüjének -sok nyomtató rendelkezik ilyennel- minden lehetőségét kipróbáltad már és azok nem vezettek eredményre.
9. Üres oldal nyomtatása
A nyomtatóhengerek rendszeres tisztítása mellett a tisztán tartásának egyszerű módja, ha időnként kinyomtat valaki egy-egy üres oldalt. Amikor üres oldal nyomtatására kerül sor, a nyomtatóhengeren összegyűlt por egy része a tiszta lapra rakódik, így a nyomtatóban a tisztítóhengerek tiszták maradnak.
Tiéd a döntés: kockáztatsz vagy a biztonságra szavazol?
Ahogy a fenti, 9 lépéses karbantartási gyorstalpalóból is láthatod, egy használt nyomtató esetében egyszerűen nem fogod tudni megmondani, hogy mennyire tartotta rendben az előző tulajdonos, nem hajtotta-e túl a gépet? Elvégezte-e az összes javasolt karbantartási munkát? Vajon ő utángyártottat rakott bele vagy megvette a drága gyári megoldásokat?
Illetve, vajon hol tart a nyomtató a saját életútján? Ha cserélni kellett egy alkatrészt, eredetit választottak vagy egy olcsóbb utánzatot? Meghibásodás esetén szerelőt hívtak vagy sufnituninggal oldották meg? Amennyiben tehát fontos számodra a leállásmentes iroda, inkább szavazz az újra. Mi pont ebben tudunk a cégednek segíteni, kattints ide, ha épp aktuális a nyomtató beszerzés.
Szeretnéd tudni, hogy a te céged nyomtathatna-e hatékonyabban és fenntarthatóbban?
Töltsd ki a nyomtató választót és akár 60 percen belül megismerheted az új, modern, költséghatékony és fenntartható irodai nyomtatódat!
