A nyomtató fenntartásának költségei: miből adódnak össze?

Annak érdekében, hogy olyan eszközöd lehessen, amivel jó áron és sokat tudsz nyomtatni, összegyűjtöttük azokat a lényeges pontokat, amikre ügyelned kell a céges nyomtató kiválasztásakor.

Szoktál színesen nyomtatni?

Először is azt érdemes tisztázni, hogy csak fekete-fehéren, vagy színesen is szeretnétek-e nyomtatni. Lehet, hogy elég lehet a cégeteknek egy monokróm készülék és a színes nyomtató felesleges beruházásnak bizonyulna. Hogy mik a felhasználói elvárások, mivel tudjátok a legjobban kiszolgálni az ügyfeleitek igényeit például egy tárgyalás szemléltető anyagainak, vagy más marketing anyagok nyomtatásával, azt nektek kell felmérnetek.

Alapesetben viszont elmondhatjuk, hogy egy színesen nyomtató eszköz bekerülési költsége nem szignifikánsan magasabb, mint egy fekete-fehér nyomtató, viszont a fenntartási költsége a tapasztalataink alapján akár 10-szer annyi is lehet. Ez főleg akkor igaz, ha ki is használjátok a színes nyomtatás funkciót.

Egy szokványos színes irodai nyomtató 4 színnel, míg egy fekete-fehér nyomtató csak 1 fekete színnel üzemel. Egy színes oldal kinyomtatásakor a nyomtatód ezt a 4 alapszínt használja fel (fekete, kék, magenta, sárga). Ezzel még nem is lenne baj, viszont, ha sokat nyomtattok színesen is, akkor azokat a tintapatronokat vagy tonereket is rendszeresen be kell szereznetek.

Ha vonunk egy átlagot a jelenleg kapható nyomtatók festék áraiból, akkor egy gyári fekete toner pl. 15 000 Ft, de egy színes toner is kb. ugyanennyibe kerül. A gond ezzel az, hogy a színesből összesen 3 tonert szükséges venned ahhoz, hogy elérd az ígért 800-1000 színes oldal nyomtatási kapacitást. Arról nem is beszélve, hogy a nyomtatók fekete színt is kevernek a színes oldalakhoz, szóval tényleg jelentősen többe kerül 1-1 színes oldal kinyomtatása.

Emiatt tényleg érdemes meggondolnod azt, hogy szükség van-e egyáltalán színes nyomtatóra, vagy elegendő, ha csak fekete-fehéren tudnátok nyomtatni. Szerencsére tudunk olyan megoldásokat is, amik tudnak színesen is nyomtatni, viszont nem aranyrudakban mérik a gyári festékek árát.

Hány csomag papír fogy havonta?

A legjobban onnan tudod megállapítani azt, hogy mennyit nyomtatsz, ha megnézed az utolsó éved papírfogyását. Mivel a legtöbb cégnél hullámzó, szezon függő a nyomtatási volumen, ezért, ha vonsz egy 12 hónapos átlagot a papírbeszerzés számlái alapján, akkor szinte olyan pontosan belőheted a mennyiséget, mint egy mesterlövész.

Ez azért is fontos, mert a nyomtatógyártók meg szokták adni azt, hogy mennyi az a havi ajánlott nyomtatási mennyiség, amennyit még elbír a nyomtató. Viszont nem is emiatt igazán fontos tudnod a nyomtatási volumenedet, hanem azért, mert amennyi nyomtató jelenik meg évről évre, majdnem ugyanannyi új toner vagy tintapatron verziót forgalmaznak hozzájuk. Nos, ezért egyáltalán nem mindegy, hogy milyen nyomtatót veszel, amihez olcsó a patron.

A méret a lényeg: a nyomtatási költségnél mindenképpen 

Na jó, nem csak a méret számít, hanem az is, hogy mennyibe kerül az a pakk. Az egészet nagyon egyszerűen tudod megvizsgálni. Első körben, amikor új nyomtatót nézel, azt nézd meg, hogy mennyibe kerülnek hozzá a gyári tonerek vagy tintapatronok, és mennyit tudnak azzal nyomtatni a kiszemelt nyomtatók.

A TechOffice-nál azt szoktuk tanácsolni, hogy minden esetben az XXL-es vagy high capacity festék verziót érdemes megnézni, és abból is a gyár által előírt opciót. Azért a gyárit, mert ügyfeleinknél és korábban a saját bőrünkön is többször megtapasztaltuk már, hogy az utángyártott toner hosszú távon (de sokszor rövid távon sem) nem éri meg az árát, előbb-utóbb problémát okoz az eszköz működésében. Az utántöltött tonerekről nem is beszélve.

Szóval mennyi az annyi: milyen nyomtatóhoz olcsó a patron? 

Itt egy példa, hogy hogyan számold ki a lapköltségét egy kiszemelt nyomtatónak:

Egy színes nyomtatóhoz 10 000 Ft egy fekete toner, egy színes toner pedig legyen szintén 10 000 Ft. A színesből 3db-ra lesz szükséged (cyan, magenta, yellow). Tegyük fel, hogy a gyártó azt az adatot adta meg, hogy feketén 1500 oldalt, és színes nyomtatással is 1500 oldalt tud nyomtatni a nyomtató a fenti tonerekből. Ezek alapján, az alábbiakat tudod kiszámolni:

Fekete-fehér laponkénti költség: 10 000 Ft/1500 oldal = 6,66ft/lap

Színes laponkénti költség: (Cyan x Magenta x Yellow x Black) / 1500 oldal =  26,66ft/lap

Ha tudod, hogy kb. hány oldalt nyomtatsz havonta fekete-fehéren és hányat színesen, akkor innentől már nagyon egyszerű a helyzet. Simán szorozd fel az lapköltségeket a havi volumeneddel és már pontosan tudni fogod, hogy mennyibe kerülne 1-1 havi nyomtatásod.

Példa a fenti nyomtató esetén: 

Havonta 1100 fekete-fehér oldal = 7326ft

Havonta 300 színes oldal = 7980ft

A példában szereplő költségek egyébként hétköznapinak számítanak, viszont ehhez képest könnyedén találhatsz akár fele ennyiért üzemelő megoldásokat is.

7 tipp a nyomtatási költségek csökkentéséhez

1. Nyomtass fekete-fehérben, amit csak lehet

A színes nyomtatás kattintásonkénti költsége a fekete költségének tízszerese is lehet, ráadásul több időt és energiát igényel a színes nyomtatás funkció használat. Tehát érdemes megtakarítani néhány forintot a fekete-fehér nyomtatással.

2. Nyomtass két oldalt egy lapra

Nincs azzal semmi gond, ha amikor csak lehetséges (például a belső használatra nyomtatott dokumentumok esetén) a kétoldalas nyomtatást választod. Ezzel az egyszerű lépéssel akár 50%-kal is csökkentheted a papírfelhasználást.

3. Csökkentsd a margót

Módosítsd a nyomtatási margó beállítását a Microsoft Wordben az alapértelmezett 2,5 cm-ről 1,27-cm-re. Ez is hozzájárulhat a papírhasználat csökkentéséhez.

4. Használj spórolós betűtípust

A CNET.com szerint a Century Gothic, az Ecofont és a Times Roman a leggazdaságosabb betűtípusok közé tartozik, az Arial pedig az igazi festéknyelő. A Century Gothic és az Arial használatának összehasonlító tesztjei során a Century Gothic 31 százalékos megtakarítást ért el az Arialhoz képest.

5. Nyomtatás előtt mindig ellenőrizz

Használd a nyomtatási előnézetet, és keresd meg még nyomtatás előtt az elrendezési és tipográfiai hibákat. Csak szánj rá néhány másodpercet, hogy megbizonyosodj arról, hogy amit az előnézetben látsz, az ugyanaz, amit papíron szeretnél látni. Ha a kép túl nagy ahhoz, hogy a papírra nyomtathassa, csökkentheted a kép méretét 90 vagy 80 százalékra, vagy tetszés szerint, amíg a kép el nem fér az oldalon.

6. Csak azt nyomtasd ki, amire szükséged van

Ez elég triviális felvetés lehet, de nem árt elégszer hangsúlyozni: nem kell mindig mindent kinyomtatni. Amit tudsz, azt mentsd le PDF-fájlba, töltsd fel a felhőbe és az érdekeltekkel oszd meg az elérési linket. Internetes oldalról nyomtatsz? Akkor pláne figyelj oda arra, hogy amikor megjelenik a nyomtatási párbeszédpanel, csak a nyomtatni kívánt oldalakat add meg, feleslegesen semmi ne csússzon át a résen.

7. Nem csak nyomtatással érhetsz célt: szkennelj

Amennyiben multifunkciós nyomtatód van, nem kell csak a nyomtatásra hagyatkoznod: használd a szkennelés e-mailbe funkciót. Ahelyett, hogy csak azért kinyomtatnál egy dokumentumot, hogy odaadd másnak, inkább szkenneld be és küldd el e-mailben, közvetlenül a nyomtatóból. Nemcsak papírt és festéket takarít meg, hanem hozzáférést biztosít a személynek a dokumentumhoz, amit bárhonnan elérhet, ahol hozzáfér az e-mailjehez.

Figyelj a lábnyomodra is

Tudjuk-tudjuk: az egyik legfontosabb kérdésed az, hogy „milyen nyomtatót vegyek, amihez olcsó a patron”, viszont ma már egyre fontosabb téma a környezettudatosság is. Még ha nem is tartunk ott hazánkban, hogy ez legyen a fő szempont, céges szinten és magánszemélyként erősen ajánlott figyelembe venni a nyomtató által folyamatosan termelt hulladékokat is.

Vannak olyan eszközök, ahol dobegységet, transzferszalagot, vagy esetleg nyomtatófejet kell cserélni bizonyos időnként, ezek plusz terhet jelentenek a környezet számára (és a vállalkozásod számára is), mivel csak részben újra hasznosíthatók. Vannak olyan alternatívák, ahol 100%-ban újra felhasználható, csak műanyag hulladékok keletkeznek, amik hozzájárulnak ahhoz, hogy ezzel az apró figyelmességgel is óvd a környezetedet.

Töltsd ki a nyomtató választót, amivel megtudod azt, hogy pontosan milyen nyomtatóra is lenne szükséged.