Kezdjük Ádámnál és Évánál: miért gond, ha rosszul választasz nyomtatót?

A rosszul választott nyomtató nemcsak púp a hátunkon, de a gördülékeny irodai ügyintézés kerékkötője is lehet. Szinte mindenkivel előfordult már, hogy sorban kellett állnia a nyomtatóhoz, sokszor beragadt a papír, egyszerűen leállt a nyomtató vagy az eszköz nem bírta a strapát, mert sokkal kisebb volumenű kapacitásra tervezték, mint amire az irodának ténylegesen szüksége volt.

Ezek a helyzetek nemcsak a kollégák számára okoznak kellemetlen perceket, de a cég működésére is több fronton károsak lehetnek. Példának okáért ott van az időveszteség, amit a munkatársak egymásra várása okoz, de beszélhetnénk a folyton meghibásodó alkatrészek okozta leállásról, a drága alkatrészcserékről és szerviz díjakról, vagy arról, amikor az irodavezető vagy az IT-s kezdi el bütykölni a gépet és ezzel pár órára elterelődnek a saját fontos feladataiktól is. (A garancia tönkretételéről nem is beszélve, ha még érvényes volt a meghibásodás idején.)

Sokszor előfordul az is, hogy a nem a céges igényeknek megfelelően vásárolt nyomtató egyszerűen nem szolgálja ki a csapat igényeit, mert túl kicsi a kapacitása vagy nincsenek olyan multifunkcionális tulajdonságai, mint egy szkennerrel/fénymásolóval kombinált printernek és ezeket az eszközöket külön is be kell szerezni. A rosszul kiválasztott nyomtató tehát időben és pénzben is drága mulatság, ami a hatékonyság és a kellemes munkatársi légkör rovására megy.

Hogyan orvosolja a problémát a fenntartható nyomtatás és a leállásmentes iroda?

Első körben azt érdemes tisztázni, hogy mit értünk fenntartható nyomtatás és leállásmentes iroda alatt. A fenntartható nyomtatás esetében például mindig olyan megoldásokra törekszünk, amelyek nemcsak csökkentik a nyomtatás költségeit, de mindezt környezetbarát módon is teszik.

A legjobb példa erre a hőmentes nyomtatók kínálata, hiszen a működési elvük alapján kevesebb karbantartásra és kevesebb kopó alkatrész cserére van szükségük, ennél fogva az ökológiai lábnyomuk is kisebb lesz. Esetükben ugyanis a nyomat elkészítése a hagyományos tintasugaras nyomtatókkal és lézernyomtatókkal ellentétben nem hőelőállítással történik.

A hőmentes nyomtatók ugyanis nem úgy működnek, hogy 200-300 fokra felfűtik magukat, majd egy bonyolult folyamat során ráégetik a papírra a nyomatot. Ezáltal nemcsak az eszköz energiafogyasztása lesz kisebb, de még a nyomat is hamarabb elkészül. A hő nélküli technológiát alkalmazó nyomtatók segítségével újabb lépést tehetünk a fenntartható nyomtatás és fenntartható iroda, valamint az ökológiai lábnyom csökkentése irányába.

Ami a leállásmentes irodát illeti, ez egy olyan komplex fogalom, ami nemcsak az üzleti nyomtató kiválasztását foglalja magában, de az iroda berendezésétől kezdve, a komplett eszközpark kiválasztásán át az eszközök hatékony, gazdaságos és hosszú távon is fenntartható használatán át mindent.

A leállásmentes iroda gyakorlatilag az a koncepció, ami lehetővé teszi, hogy a cégek még akkor is zökkenőmentesen és fennakadás nélkül működjenek, amikor esetleg egy-egy gép meghibásodik és szervizelni kell vagy távolról kell elhárítani a hibát, időben elindítani a kellékbeszerzést.

Így segít a TechOffice abban, hogy leállásmentes legyen az irodád!

Alapvetően kétféle módon tudunk együttműködni. Az egyik az igényfelméréssel egybekötött tanácsadás, amelynek során egyfelől a felhasználói igényeket mérjük fel, például azt, hogy mekkora a cég mérete, hányan és mire használják a nyomtatót, mekkora a kapacitásigény, szükség van-e esetleg multifunkcionális eszközre stb.

Másfelől tanácsot adunk abban is, hogyan rendezd be jól és funkcionálisan az irodád, milyen eszközök teszik hatékonnyá a céged működését és hogyan használhatjátok fenntarthatóan, költséghatékonyan ezeket az eszközöket, megóvva és figyelembe véve azok élettartamát.

A másik mód az, amikor már nemcsak a tanácsadói, hanem a kivitelezői oldalon is szerepet kapunk a történetedben. Vagyis beüzemeljük a kiválasztott üzleti nyomtatókat, betanítjuk a csapatodat a használatára, majd távfelügyelet szintjén monitorozzuk az eszközök teljesítményét, a kellékfogyasztást. Ha kell, távolról is elhárítjuk a felmerült hibát, vagy záros határidőn belül küldünk szerelőt/cseregépet, hogy tényleg leállásmentes legyen az irodád. Ez nem tűnik rossz ajánlatnak, nem igaz?